24 ГОДИНИ НА ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛКИ: ЯК ДОПОМАГАЄ ПЕРЕМОГТИ УЧАСНИКУ В ТЕНДЕРАХ PROZORRO

Експерти електронного торговельного майданчика E-Tender в партнерстві із юридичною компанією “Сіріус” надали поради та проконсультували, як учасникам Прозорро в період дії воєнного часу не упустити свого шансу на перемогу, використавши механізм 24 годин на виправлення помилок в тендерній пропозиції.

Механізм 24 години розширив свою дію в частині переліку документів та інформації в тендерній пропозиції (ТП), які можуть бути виправлені учасниками. І цьому посприяла Постанова КМУ №1178, яка затвердила Особливості здійснення публічних закупівель (далі – Постанова № 1178, Особливості). Раніше, за тими правилами, які передбачав Закон України “Про публічні закупівлі” (далі – Закон), під виправлення потрапляли тільки ті документи, що підтверджували відповідність учасника кваліфікаційним критеріям за статтею 16 Закону та можливість виправлення невідповідностей щодо повноваження особи, яка підписує ТП та/або договір про закупівлю. Все інше не підлягало виправленню протягом 24 годин.

Наразі, такий механізм став особливо важливий в роботі учасника. Як його вміло використати та як учасникам в цьому технічно допомагає майданчик Е-Тендер, поговоримо далі.

Якщо замовник під час розгляду ТП учасника процедури закупівлі виявить невідповідність в інформації та / або документах, що подані учасником у ТП та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він має розмістити повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в системі Прозорро. Таке повідомлення замовник розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, так визначає пункт 40 Постанови № 1178.

Що можна виправити протягом 24 годин

Під невідповідністю, які можна виправити, в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі ТП та / або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється, зокрема,

• відсутність у складі ТП інформації та / або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення ТП, якщо таке забезпечення вимагав замовник,

відсутності інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонує учасник.

Невідповідністю в інформації та / або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його ТП, найменування товару, марки, моделі тощо.

Що замовник вказує у повідомленні про усунення невідповідності

У разі коли замовником під час розгляду пропозицій учасника було виявлено помилки, на які поширюється вищеописана норма, він повинен повідомити про це учасника у встановленому законом та Постановою № 1178 порядку, а саме шляхом публікації повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в Прозорро. Особливості не регламентують оформлення такої вимоги, а також її зміст. У пункті 3 Особливостей зазначено, що замовники повинні керуватися Законом про закупівлі, враховуючи ці особливості.

Тобто у разі, якщо Особливості не регламентують якийсь нюанс, треба звертатися до Закону. Відповідно до частини 16 статті 29 якого, вимога щодо виправлення невідповідностей має складатися з:

• переліку таких невідповідностей;
• посилання на вимогу (вимоги) в тендерній документації щодо яких виявлені невідповідності;
• переліку документів та або інформації, яку має подати учасник, щоб виправити невідповідності.

Які документи учасник не може виправити протягом 24 годин

Законотворець не передбачив усунення учасником невідповідностей у таких документах, зокрема, як:

– відсутності забезпечення ТП, якщо таке забезпечення вимагав замовник;

– інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонує учасник в ТП,виправлення яких призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником у складі його ТП, найменування товару, марки, моделі, тощо.

Що можна виправити: помилку в банківській гарантії чи її відсутність

В свою чергу, Мінекономіки у відповідь на запит 1174/2022 про виправлення помилок у тексті банківської гарантії, яка надана учасником як забезпечення ТП зазначило ось що. Якщо замовник під час розгляду ТП учасника процедури закупівлі виявив невідповідності в гарантії, яка надається як забезпечення ТП, передбаченої пунктом 10 частини першої статті 1 Закону, банками, іншими фінансовими установами та страховими організаціями за встановленою наказом № 2628 формою, то такі невідповідності підлягають виправленню згідно з пунктом 40 Особливостей.

Натомість не підлягає виправленню згідно з пунктом 40 Особливостей випадок відсутності забезпечення ТП, якщо таке забезпечення вимагав замовник.

Звертаємо увагу, що надання учаснику можливості на усунення невідповідностей є обов’язком, а не правом замовника. Проте, абзац 3 пункту 40 Особливостей встановлює, що замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, крім випадків пов’язаних із виконанням рішення органу оскарження. Тобто учасник, має лише один шанс на усунення невідповідностей після розкриття ТП. Тож учасникам рекомендуємо бути пильними та уважно слідкувати за повідомленням від замовників, щоб скористатися своїм правом. Як не пропустити запиту від замовників, описали нижче на прикладі майданчика Е-Тендер.

Що робити, якщо учаснику не надано 24 години

У випадку відхилення учасника з підстав, які передбачені Особливостями, як такі що підлягають виправленню, однак замовником не було надано можливості реалізувати таке право, учасник може сміливо звертатися до органу оскарження і така скарга буде задоволена.

Після сплину 24 годин на усунення невідповідностей, замовник розглядає ТП з урахуванням виправлення або невиправлення учасниками виявлених невідповідностей. У випадку, якщо учасник протягом цих 24 годин не виправив виявлені невідповідності, це буде підставою для відхилення замовником ТП такого учасника, що прямо передбачено в абзаці 4 підпункту 41 Особливостей. Інформація про відхилення розміщується в Прозорро разом з аргументацією такого відхилення.

Враховуючи вищевикладене, рекомендуємо учасникам бути максимально уважними саме на етапі підготовки своїх тендерних пропозицій, та не розраховувати надмірно на можливість виправляти похибки на етапі кваліфікації.

Окрему увагу слід приділити вже сформований практиці оскарження щодо питання застосування норми про 24 години, після прийняття Постанови №1178.

Яка позиція АМКУ щодо застосування механізму 24 години

Якщо Закон дозволяв усувати невідповідності тільки у кваліфікаційній частині й документах щодо права підпису, то Особливості регламентують розширений перелік невідповідностей, які учасник може виправити. Виходить, що ця норма стосується всієї ТП. Як вже зазначалося, це не стосується лише повної відсутності забезпечення пропозиції, а також відомостей чи документації про технічні або якісні характеристики лота.

Разом з тим, випадку відхилення учасника з підстав, які передбачені Особливостями, як такі що підлягають виправленню, однак замовником не було надано можливості реалізувати таке право, учасник може сміливо звертатися до органу оскарження і така скарга буде задоволена.

Отже, після надання учаснику 24 годин на усунення невідповідностей, замовник розглядає пропозицію з урахуванням виправлення або невиправлення учасниками цих невідповідностей. У випадку, якщо учасник протягом цих 24 годин не виправив виявлені невідповідності, це буде підставою для відхилення замовником пропозиції такого учасника, також це прямо передбачено в абзаці 4 підпункту 41 Особливостей. Інформація про відхилення розміщується в системі Прозорро разом з аргументацією такого відхилення.

Ми проаналізували добірку рішень Постійно діючої адміністративної колегії Антимонопольного комітету України з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель (Колегія), які містять корисні позиції щодо застосування наведених норм під час розгляду ТП учасників.

Рішення 1. № 4050-р/пк-пз від 03.04.2023 (закупівля № UA-2023-03-13-011736-a)

У цьому рішенні учасник оскаржував ненадання 24 годин на виправлення невідповідностей, а саме у складі ТП скаржника. У складі ТП скаржника відсутня інформаційна довідка з описом запропонованого предмету закупівлі та відповідності і виконання технічних, якісних, кількісних та інших характеристик предмета закупівлі, що наведені в додатку 5 документації, із вказанням інформації за кожним пунктом вимог.

Однак, Колегія постановила, що пропозиція скаржника була правомірно відхилена замовником з наведеної вище підстави, у зв’язку з чим відсутні підстави для задоволення скарги в цій частині. Тобто, в такому випадку виправлення помилок у документах, що наявні у складі пропозиції, не можна ототожнювати із відсутністю документів.

Рішення 2. № 2750-р/пк-пз від 07.03.2023 (закупівля № UA-2023-02-08-012943-a)

До такого ж висновку Колегія прийшла і в цьому рішенні. Коли у складі ТП замовник вимагав надати копію сертифікатів відповідності та паспортів технічного контролю (якості) палива на відповідність вимогам ТУ. У складі ТП були відсутні зазначені документи, а тому Колегія прийняла рішення про правомірність відхилення Замовником пропозиції скаржника без можливості скористатись механізмом 24-х годин на усунення невідповідностей.

Як учаснику не пропустити можливості виправити свою помилку

Як учаснику не упустити можливості та використати свої 24 години на виправлення помилки, радимо прислухатися до порад майданчика Е-Тендер. Команда майданчика Е-Тендер добре розуміє наскільки важливим для учасника вчасно надати відповідь на вимогу замовника про усунення невідповідностей. Враховуючи той факт, що замовник може в будь-який момент на етапі кваліфікації ініціювати запит, а також враховуючи й те, шо для відповіді надаються короткі строки, ми реалізували декілька форматів сповіщень, які направлені на те, щоб учасник не пропускав такі запити.

Які ж сповіщення може налаштувати учасник у своєму кабінеті на майданчику, аби не пропустити повідомлення від замовника про виправлення помилки?

1. Повідомлення в кабінеті та на електронну пошту

Це стандартний функціонал, що реалізований на майданчику згідно з нормативних вимог та технічного завдання від адміністратора системи. Повідомлення в кабінет та на email виглядає так:

2. Повідомлення в месенджер на Viber або Telegram

Особливо зручно для шанувальників згаданих інформаційних каналів, і на практиці вистачає не надто потужного мобільного інтернета, щоб отримувати повідомлення в них.

В користувачів нашого майданчика є можливість налаштувати відправку повідомлення не тільки про наявність запиту про 24 години, а й про інші важливі події в тендері, на який подавався учасник.

3. Реєстр “Мої пропозиції”

Якщо ж користувач являється системним учасник в Прозорро і досить часто приймає участь в тендерах, тоді ми радимо також звернути окрему увагу на реєстр “Мої пропозиції”, завдання якого надати можливість учаснику моніторити всі статуси його пропозицій. Реєстр враховує абсолютно всі можливі статуси ТП, однак найпопулярнішими є три події, серед яких звісно і повідомлення про усунення вимоги про невідповідність такого змісту:

• Увага! Ви не підтвердили пропозицію у зв’язку із змінами умов закупівлі.
• Усунення невідповідностей в тендерній пропозиції (24 години). Кваліфікація.
• Завантаження документів по ст. 17.

У якій формі надається відповідь на вимогу

Для того щоб відповісти на вимога замовника, учаснику потрібно на сторінці конкретного тендера завантажити відповідний файл. На майданчику E-Tender візуально це – поле із доступною опцією завантаження файла. Учасник може завантажити декілька файлів та не забути обов’язково підписати їх засобами КЕП.

Підведемо підсумки.

На сьогодні учасник має право виправити помилку, яку допустив у ТП один раз на етапі розгляду замовником його пропозиції.

Обсяг виправлень за Постановою № 1178 значно більший, аніж той, що передбачав Закон. Тож учасник має можливість виправити фактично всю ТП. Виключення – відсутність забезпечення ТП та інформація, документи щодо технічних та якісних характеристик предмета закупівлі.

І наостанок, пам’ятайте, якщо ви проґавите свій шанс на виправлення невідповідностей протягом 24 год, замовник змушений буде відхилити вашу пропозицію. Аби не допустити такого, користуйтеся технічними можливостями майданчика Е-Тендер.

Тендерна пропозиція: як підготувати

У тендерній документації зазначена інформація про те, які саме документи Ви маєте прикріпити до своєї пропозиції та в якій формі вони мають бути.

Підготовка тендерної пропозиції

Для того, щоб подати свою пропозицію, необхідно не тільки внести її вартість в текстове поле, але й підготувати та прикріпити до своєї пропозиції певний набір документів, які необхідні Замовнику. Перелік цих документів буде наведений у тендерній документації Замовника.

Саме тому, одним з перших моментів, на які варто звернути увагу, коли перейшли на сторінку тендера – розділ “Тендерна документація”.

Саме в тендерній документації Замовник завжди прописує, які саме документи Ви маєте прикріпити до своєї пропозиції та в якій формі вони мають бути.

Щоб спростити собі підготовку тендерної пропозиції, підготуйте частину документів завчасно, адже зазвичай замовники вимагають одні й ті самі або ж схожі документи.

Кваліфікаційні вимоги

Серед документів, які вимагають замовники найчастіше зустрічаються документи, які мають підтверджувати Вашу кваліфікацію для виконання умов договору. Перелік цих документів Ви можете знайти в статті 16 Закону України “Про публічні закупівлі”, тобто Замовник їх вимагає не тому що так хоче, а тому що цього від нього вимагає Закон.

До кваліфікаційних критеріїв належать:

• наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

Що це означає? Якщо ви, наприклад, продаєте послуги з перевезення, тоді, відповідно, у вас, напевне, є автомобілі, якими ви здійснюєте перевезення. Тож, напишіть про наявність цього обладнання у довідці. Ви постачаєте якісь товари? Тоді напишіть про наявність складу, машин тощо. Якщо замовник надав форму цієї довідки, тоді заповніть таку форму. Якщо форми довідки в тендерній документації немає, тоді складіть її самі в довільній формі. Приклади довідок ви можете подивитись тут.

• наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід

Ця довідка зазвичай складається з кількох полів: ПІБ працівника, посада, досвід роботи тощо, приклад такої довідки можна переглянути за посиланням. Але у Замовника може бути власна форма довідки, тоді заповніть її, вказавши всю необхідну інформацію, яку потребує Замовник.

• наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)

На підтвердження відповідності такій вимозі замовника зазвичай необхідно скласти довідку (або заповнити форму довідки замовника) про наявність аналогічного договору/договорів та прикріпити копію аналогічного договору/договорів та/або рекомендаційний лист від контрагента. Приклади довідок за посиланням: приклад 1, приклад 2.

• наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю

У разі встановлення кваліфікаційного критерію фінансової спроможності замовник не має права вимагати надання підтвердження обсягу річного доходу (виручки) у розмірі більшому, ніж очікувана вартість предмета закупівлі (пропорційно очікуваній вартості частини предмета закупівлі (лота) в разі поділу предмета закупівель на частини).

Відсутність підстав для відхилення пропозиції та інші документи

Окрім наведених вище довідок, замовник вимагає прикріпити інформацію про відсутність підстав для відхилення пропозиції постачальника, визначених у ч.1 ст.17 Закону.

Іноді замовники надають приклад оформлення даної довідки, яку необхідно просто накласти на фірмовий бланк, підписати та відсканувати. Якщо приклад довідки не наданий у складі ТД, тоді скористуйтесь Законом “Про публічні закупівлі”, де в статті 17 перераховані всі причини, які є підставою для відхилення пропозиції постачальника або нашим прикладом за посиланням Стаття 17 Закону

Часто серед документів, що необхідні замовнику є: Статут, протокол засновників та/або наказ про призначення керівника підприємства, довідка ЄДРПОУ тощо.

Також радимо мати в електронному вигляді всі сертифікати, паспорти та інші технічні документи на товар, який ви збираєтесь продавати через тендер. І уважно стежте за тим, щоб ваш товар згідно з технічними характеристиками відповідав вимогам Замовника.

Перелік наведених вище документів не є виключним, тобто Замовники можуть вимагати й інші довідки, які ви маєте подати в складі своєї тендерної пропозиції.

Проект договору про закупівлю

Замовник у своїй тендерній документації, зазвичай, надає проект договору, який буде підписаний з переможцем тендеру. Ви маєте прочитати проект договору та підтвердити те, що ви з ним ознайомлені та погоджуєтесь.

Підтвердження відбувається у спосіб, що визначений замовником у тендерній документації. Деякі замовники просять просто затвердити договір (підписами та печатками) та прикріпити відскановану копію до документації, інші просять надати інформацію про погодження з умовами договору окремою довідкою тощо.

Якщо Ви не погоджуєтесь з якимись умовами договору, то скористайтесь своїм правом поставити вимогу замовнику на етапі подання пропозицій (детальніше про це тут – розділ “Ставте запитання чи вимоги для уточнення параметрів тендеру”), адже після визначення вас переможцем внести зміни в договір до його підписання ви не зможете.

Цінова пропозиція

При поданні пропозиції для участі в тендері, вам необхідно буде заповнити числове поле, де необхідно зазначити ціну, яку Ви пропонуєте замовнику за свій товар. Без заповнення цього поля, система не дозволить вам створити пропозицію.

Проте, зазвичай, більшість Замовників також вимагають подати в складі пропозиції цінову пропозицію, заповнену по формі, що надана в тендерній документації. З прикладами такої цінової пропозиції ви можете ознайомитись за посиланнями: приклад 1, приклад 2, приклад 3.

Довідки, які потрібно надати після перемоги в тендері

На що ще варто звернути увагу. Після того, як Ваше підприємство стане переможцем у торгах протягом 10 робочих днів Ви маєте надати оригінал довідки про відсутність не знятої чи непогашеної у встановленому порядку судимості за злочини, вчинені з корисливих мотивів. Зазвичай ця довідка про керівника підприємства та/або особу, що підписувала тендерну пропозицію (якщо підписував не керівник, а інша уповноважена на це особа) .

Така довідка видається уповноваженим органом МВС. Зазвичай час видачі довідки складає від 5 робочих днів. Детальніше про те, де отримати цю довідки, як оформити запит на отримання тощо Ви можете прочитати за посиланням. http://mvs.gov.ua/ua/pages/Dovidka_pro_nesudimist___katalog_poslug.htm

Також варто нагадати, що довідку про несудимість можна отримати онлайн, як це зробити можна прочитати в статті Довідку про несудимість можна отримати онлайн

Обов’язково прочитайте в якому вигляді та на яку дату мають бути дані довідки. Та, якщо Ви вже перемогли в аукціоні й певні, що в Вашій тендерній пропозиції були всі документи, що вимагав замовник, то починайте готувати запит до відповідного органу, адже отримання довідки займе трохи часу.

Готуйте свою тендерну пропозицію ретельно і тоді відхилення Вам не загрожує 😉