Бухгалтерський облік Відсутні ТМЦ списують за їх фактичною собівартістю (з урахуванням транспортно-заготівельних витрат) і відображають за дебетом субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» в кореспонденції з кредитом субрахунку 281 (282).

Про виявлену нестачу складається акт, який підписують усі особи, які брали участь у прийманні. Основні вимоги до оформлення такого акта викладено в п. 25 Інструкції № П-6. Нормативними документами типову форму акта про нестачу ТМЦ не затверджено.

Суму нестачі слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» до моменту виявлення винних осіб.

Найчастіше недостачі виявляються при проведенні інвентаризації. Результати інвентаризації записують в інвентаризаційний опис або акт інвентаризації. У них показують фактичну наявність товару на дату інвентаризації.

Якщо з працівником, який завдав збитків, установа уклала договір про повну матеріальну відповідальність, він відшкодовуватиме всі збитки повністю (п. 1 ст. 134 КЗпП). Відшкодовувати збитки працівник може коштом своєї заробітної плати.

Нестачі товарів у межах норм природних втрат, що виявлені при прийманні товарів і виникли при транспортуванні, включаються до первісної вартості придбаних запасів (п. 2.2, 5.7 …