Щорічна відпустка: документальне оформлення, приклад заповнення документів

Порядок надання щорічної відпустки – це послідовність дій, які повинен зробити роботодавець перед тим, як перейти безпосередньо до розрахунку і оплати суми відпускних. На підприємствах цим, як правило, займаються два підрозділи – відділ кадрів та бухгалтерія. Але, навіть якщо ви фізична особа-підприємець з одним найманим працівником, розібратися із належним оформленням надання щорічних відпусток вам також необхідно, адже вимоги трудового законодавства однакові для усіх роботодавців.

Для цього можна скористатися наступним алгоритмом:

1. Способи, якими можна повідомити працівника про щорічну відпустку

Повідомити працівника про дату початку відпустки роботодавець зобов’язаний не пізніше, ніж за два тижні до встановленого графіком відпусток терміну (ч. 11 ст. 10 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Якщо ця вимога буде порушена, працівник має право перенести відпустку на інший період (відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону «Про відпустки» та ст. 80 КЗпП).

Крім цього, при перевірці таке порушення буде кваліфіковане як порушення законодавства про працю (п. 5.18 Переліку питань, що вивчають під час інспекційного відвідування/невиїзного інспектування, наказ Мінсоцполітики від 18.08.2017 № 1338). Це загрожує штрафом на підприємство у розмірі мінімальної заробітної плати.

Зверніть увагу!

Написання працівником заяви про надання відпустки не означає, що роботодавець повідомив його про відпустку.

Як саме роботодавець має дотриматися цієї норми законодавством чітко не визначено, тому на практиці оптимальними є наступні способи.

Перший спосіб: видати наказ про відпустку за два тижні до початку і ознайомити працівника

Цим способом можна скористатися тоді, коли у графіку відпусток зазначені конкретні дати початку і закінчення відпустки.

У наказі про відпустку в якості підстави надання відпустки потрібно вказати, наприклад, “Графік відпусток на 2018 р.”

Отже, повідомити працівника про відпустку за допомогою видання наказу можна лише в тому випадку, коли конкретні дати відпустки зазначені у графіку, що не завжди можливо зробити на практиці. Тому, пропонуємо скористатися наступним способом.

Другий спосіб: повідомити працівника письмово

Цей спосіб хоча і збільшує документообіг на підприємстві, але має значні переваги, а саме:

– є документальне підтвердження дотримання роботодавцем вимог законодавства;
– немає необхідності завчасно видавати наказ про відпустку;
– в разі хвороби працівника напередодні відпустки не потрібно буде видавати наказ про її перенесення.

Повідомлення оформляється в довільній формі і повинно бути надане працівнику для ознайомлення під підпис. Бажано скласти повідомлення у двох примірниках — для працівника і для роботодавця.

Наказ про відпустку в цьому випадку можна видати за 3-5 днів до її початку. Підстава для наказу також графік відпусток. Потрібно врахувати строк, який надається бухгалтерії для того, щоб перерахувати відпускні (не пізніше, ніж за три дні до відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону “Про відпустки” № 504).

2. Щорічна відпустка: чи потрібна заява про надання?

У законодавстві немає вимоги, відповідно до якої працівники повинні надавати заяви із проханням надати заплановану відпустку. Перелік випадків, передбачених законодавством, коли заяви потрібні, наступний:

• відпустка у зв’язку з усиновленням дитини (ст. 18-1 Закону “Про відпустки” № 504);
• приєднання щорічної відпустки до відпустки з вагітності та пологів (ч. 2 ст. 20 Закону “Про відпустки” № 504)
• відпустка для догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років (ст. 181 КЗпП)
• щорічні відпустки працівникам до 18-ти років повної тривалості у перший рік роботи (ст. 195 КЗпП).

Тому, якщо у графіку відпусток встановлено конкретні дати відпустки і працівник не просить їх скорегувати, то окрема заява від працівника може не подаватися.

Але на практиці необхідність у заяві із зазначенням бажаних дат виникає, якщо у графіку вказані тільки місяці початку відпустки. Тоді працівник, попередньо погодивши з роботодавцем конкретні дати надання і тривалість відпустки (в межах періоду, запланованого графіком), подає відповідну заяву. У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки та її тривалість. Зазначати дату закінчення відпустки не обов’язково, це зроблять фахівці кадрової служби. Роботодавець, в свою чергу, візує заяву (наприклад, позначкою «Не заперечую»).

Також у Правилах внутрішнього трудового розпорядку доцільно прописати таку умову: “Працівник має подати заяву про щорічну відпустку за 16-18 днів до початку планованого місяця відпустки. Інакше роботодавець має право самостійно визначити дату початку відпустки у межах строку, встановленого графіком”.

Якщо працівник подає заяву про надання відпустки не за графіком?

Якщо працівник подає заяву про надання відпустки не за графіком, а це, у свою чергу, негативно впливатиме на виробничий процес, то роботодавець має право відмовити працівникові в наданні відпустки за наступними підставами: по-перше, через порушення графіка відпусток; по-друге, через те що він не може порушувати виробничий процес. Якщо ж працівник звернувся із заявою про надання відпустки не за графіком, але без шкоди для виробничого процесу, роботодавець може перенести відпустку такого працівника на інший період. Так як роботодавець зобов’язаний відправити працівника у відпустку, згода працівника для цього не потрібна. Та головними «інструментами» роботодавця мають стати графік відпусток і Правила внутрішнього трудового розпорядку.

3. Наказ про надання щорічної відпустки

Надання щорічних відпусток на підприємстві оформлюється наказом. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489). Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку довільної форми (із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів).

Наказ про надання відпустки може бути видано відразу на декількох працівників, але часто видають і наказ на кожного працівника окремо.

Зверніть увагу!

В наказі (розпорядженні) про надання відпустки роботодавець повинен вказати дати початку і закінчення щорічної оплачуваної відпустки, а також її тривалість в календарних днях. Дата закінчення відпустки вказується з урахуванням продовження її терміну через святкові дні (якщо такі припали на період відпустки), а кількість днів відпустки – без врахування святкових і неробочих днів. Таким чином, у наказі про надання відпустки закладається формальне протиріччя, продиктоване вимогами трудового законодавства.

У сервісі SmartFin використовується типова форма наказу № П-3:

4. Заповнюємо табель обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затвердженої Наказом № 489, проставляється відмітка про відпустку:

– щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим — «08»;
– щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом «Д» або цифровим — «09».

Зверніть увагу!

У разі коли щорічна оплачувана відпустка збігається зі звичайними вихідними, доцільно їх кодувати шифрами щорічної відпустки, адже для оплати щорічної відпустки вихідні дні також враховуються. А от святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) для оплати щорічної основної та додаткової відпусток не враховуються, тому кодувати їх слід як неробочі дні (наприклад, позначкою “СВ”).

У сервісі SmartFin інформація про відпустку у Табель обліку робочого часу вноситься автоматично, під час створення відпустки у Калькуляторі відпусток.

5. Оплата відпустки

Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи (посади) і зарплати (ст. 74 КЗпП). Виплата заробітної плати має бути здійснена роботодавцем не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП). Несвоєчасна виплата заробітної плати за час щорічної відпустки є підставою для її перенесення на вимогу працівника на інший період (ст. 80 КЗпП та частина перша ст. 11 Закону «Про відпустки»).

Механізм обчислення заробітної плати працівникам за час відпусток і компенсації за невикористані відпустки встановлено Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.

6. Внесення інформації про надання щорічної відпустки у картку П-2

Інформація про відпустки заповнюється на підставі виданого наказу у розділі V «Відпустки» картки П-2.

У таблицю вноситься інформація про всі види відпусток, що надаються працівнику: щорічні (основну та додаткову), без збереження заробітної плати, додаткові у зв’язку з навчанням, творчі, соціальні всіх видів, відпустки, передбачені іншими законами (чорнобильські та ін.).

У першій колонці вказується вид відпустки, у другій — за який період вона надається. Для щорічних відпусток робочий період відлічується з дня прийняття на роботу, і саме він записується в другій колонці.

Якщо одним наказом працівнику надається щорічна відпустка за різні періоди роботи, доцільно і в особовій картці записати їх окремо, щоб полегшити підрахунок використаних днів відпустки.

Під час надання соціальної відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки»), записується календарний рік, за який надається відпустка. Це пов’язано з тим, що ця відпустка, як і щорічна, може бути перенесена на інший період, якщо з якихось причин не була використана працівником упродовж календарного року.

Для всіх інших видів відпусток заповнення цієї графи необов’язкове, тому що вони не переносяться на інший період, якщо не були використані в поточному році.

У третій та четвертій колонках записуються дати початку та закінчення відпустки, у п’ятій колонці — номер наказу про надання відпустки.

Розпочати легко! Додайте інформацію про організацію та працівників, виконайте налаштування і отримайте необхідні розрахунки. Нарахування зарплати та індексації, розрахунок податків, лікарняних, відпускних та компенсацій. А ще: будуйте графіки роботи будь-якої складності, формуйте кадрові докумети та звіти, відправляйте звітність у податкову, контролюйте торговельні операції та інше.

Щорічні відпустки, порядок і умови їх надання

Головний спеціаліст
відділу з питань соціального захисту
Департаменту соціального, трудового
та гуманітарного законодавства
Міністерства юстиції України
Голєва Наталія Петрівна
%d% Щорічні відпустки, порядок і умови їх надання. %/d% Надання всім працівникам щорічної оплачуваної відпустки є реалізацією їх права на відпочинок, яке закріплене статтею 45 Конституції України. Умови, тривалість і порядок надання працівникам відпусток визначають Кодекс законів про працю України та Закон України „Про відпустки”. Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також ті громадяни України, які працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Надання всім працівникам щорічної оплачуваної відпустки є реалізацією їх права на відпочинок, яке закріплене статтею 45 Конституції України.

Умови, тривалість і порядок надання працівникам відпусток визначають Кодекс законів про працю України та Закон України „Про відпустки”.

Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також ті громадяни України, які працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Закон України „Про відпуски” нарівні з громадянами України визначив право на відпустки для іноземних громадян та осіб без громадянства, які працюють в Україні,

Щорічна відпустка є одним з важливих видів часу відпочинку працівників, протягом якого вони не виконують своїх обов’язків за трудовим договором.

Період відпустки працівник може використовувати на свій розсуд. Він лише повинен так все розрахувати, щоб до моменту закінчення відпустки повернутись на підприємство, в установу, організацію і продовжити виконання роботи відповідно до трудового договору.

Збереження за працівниками на період відпустки місця роботи (посади) і заробітної плати (допомоги) є важливою умовою для реального використання ними щорічної відпустки.

У період перебування працівників у відпустці заборонено звільнення їх з ініціативи власника або уповноваженого ним органу, крім випадку повної ліквідації підприємства, установи, організації.

Слід зазначити, що за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням.

У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки.

Законом України “Про відпуски” встановлено, що щорічні відпустки складаються з основної та додаткових відпусток.

Основна відпустка – це така відпустка, право на яку мають всі працівники. Це є відмінністю основної відпустки від усіх інших. Для одержання інших видів відпусток необхідні спеціальні підстави для їх одержання.

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Деякі категорії працівників користуються правом на відпустку більшої тривалості.

Зокрема, до них належить передусім промислово-виробничий персонал вугільної, сланцевої, металургійної, електроенергетичної промисловості, а також персонал, зайнятий на відкритих гірничих роботах, на роботах на поверхні шахт, розрізів, кар’єрів і рудників, на будівельно-монтажних роботах у шахтному будівництві, на транспортуванні та збагаченні корисних копалин.

Зазначеним категоріям працівників щорічна основна відпустка надається тривалістю 24 календарних дні, але за кожні два відпрацьованих роки тривалість відпустки їм збільшується на 2 календарних дні, але не більше 28 календарних днів.

Керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам щорічна основна відпустка надається тривалістю до 56 календарних днів у порядку, затверджуваному Кабінетом Міністрів України.

Інвалідам I і II груп надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів, а інвалідам III групи – 26 календарних днів.

Працівникам у віці до вісімнадцяти років надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 календарний день.

Слід зазначити, що для деяких категорій працівників тривалість відпустки може бути встановлена спеціальними актами законодавства.

Проте, загальна тривалість щорічної основної відпустки в будь-якому випадку не може бути менше ніж 24 календарні дні.

Щодо надання щорічних додаткових відпусток, то слід зазначити, що такі відпуски надаються працівникам:

1) за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та її тривалість;

2) за особливий характер праці та її тривалість;

3) в інших випадках, передбачених законодавством.

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.

Проте, до настання шестимісячного терміну безперервної роботи на даному підприємстві щорічні відпустки повної тривалості за бажанням працівника надаються:

1) жінкам – перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

3) особам віком до вісімнадцяти років;

4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;

5) особам, звільненим після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання;

6) сумісникам – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;

9) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

10) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

11) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Після першого року роботи щорічна відпустка працівникові може бути надана в будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Будь-які зміни в графіках відпусток можливі лише за взаємною домовленістю між власником або уповноваженим ним органом і відповідним працівником.

Слід зазначити, що при складанні графіків відпусток повинні враховуватись вимоги чинного законодавства.

Зокрема, Законом України „Про відпустки” визначено, що за бажанням працівника щорічні відпустки надаються в зручний для нього час:

особам віком до вісімнадцяти років;

жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту”;

батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Чинне законодавство встановлює право працівника на поділ щорічної відпустки.

Так, на прохання працівника щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

При цьому невикористана частина щорічної відпустки надається працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Також слід зазначити, що законодавством передбачена можливість відкликання працівника з щорічної відпустки.

Таке відкликання може відбутись: за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог частини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Отже, право на відпустку – це гарантія встановлена державою.

Головний спеціаліст
відділу з питань соціального захисту
Департаменту соціального, трудового
та гуманітарного законодавства
Міністерства юстиції України
Голєва Наталія Петрівна