Як заархівувати файл або папку

Використання архівів є зручним способом зберігання та передачі інформації. Давайте поговоримо про те, як заархівувати файл або папку, про типах електронних архівів і про те, як правильно відправляти їх поштою.

Читайте, як заархівувати файл або папку

Навіщо це потрібно?

Завдяки архівації даних можна запросто зменшити розмір вихідного документа. Припустимо, що він важить 1 МБ. Після стиснення даних його розмір значно зменшиться. Крім того, таким способом дуже зручно групувати медіадокументи і папки для відправки в інтернет, так як всі дані можна відправити як один. Погодьтеся, це зручно.

огляд програм

На сьогодні найбільш популярними сервісами для створення архівів є WinRar і 7ZIP. І якщо 7ZIP призначений суто для створення і обробки архівів, то функціонал WinRar набагато ширше. Наприклад, він може розпізнавати образи дисків і відкривати їх як папку. Ще одна відмінність полягає в поширенні: 7ZIP є безкоштовною програмою, в той час як WinRar (ВінРар) — умовно платною. Тобто навіть якщо ми скачати її безкоштовно з офіційного сайту, то вона буде володіти повним функціоналом, а її єдина незручність буде полягати в діалоговому вікні про покупку програми, яке можна закрити. Давайте розглянемо, як проходить архівація в програмі ВінРар.

Зберігання даних в архівах дозволяє швидко передавати поштою інформацію

Діалогове вікно «Додати»

І все ж, як заархівувати файл в WinRar? Насправді це просто. Відкрийте програму. Потім натисніть додати. Відкриється нове діалогове віконце, в якому основними параметрами є:

• ім’я. Наприклад, document.rar, де «document» — це ім’я, а rar — тип (формат). Про їх типах ми поговоримо трохи пізніше;
• формат. Стандартно можна вибрати з трьох розширень, а саме: rar, rar5 і zip;
• Режим стиснення. Тобто, грубо кажучи, наскільки зменшиться розмір нашого документа. Слід пам’ятати, що чим більший рівень стиснення, тим довше відбувається обробка.

При бажанні в цьому ж вікні можна і ввести пароль, без якого робота з архівом буде неможлива. Тепер давайте поговоримо про їх видах, а саме дізнаємося, в чому різниця між «зіп» і «Рар». Який вид краще застосовувати для надсилання поштою, а також в якому форматі краще проводити архівацію.

Додаток — мега популярний архіватор, який обробляє практично будь-які формати

Rar або zip, що краще використовувати?

В якості основних переваг розширення zip можна виділити швидкість обробки і популярність. Так, якщо ви бажаєте відправити документ поштою, то краще буде застосувати zip. Що стосується швидкості, то вона у zip-архіву, в порівнянні з rar, вище, але не настільки істотно, щоб вибирати цей тип архівації.

Що стосується такого формату, як «Рар», то він забезпечує краще стиснення, в порівнянні з типом «зіп». Крім того, в «раровскіе» архіви можна додати інформацію про відновлення, завдяки чому процес відновлення стане простіше.

Як заархівувати документи?

Давайте дізнаємося, як правильно архівувати документ для надсилання поштою.

1. Для початку виберіть документи, які потрібно запакувати і перенесіть їх в окрему папку;
2. Відкрийте ВінРар. У вікні відкрийте папку з документами і виділіть їх (найпростіше використовуючи комбінацію клавіш ctrl + A). Натисніть на кнопку «Додати», виберіть назву архіву, його ступінь стиснення і вид, після чого натисніть кнопку ОК.
3. Тепер в папці з нашими документами з’явився файл-архів. Заходимо на пошту і відправляємо файл.

Додаток організовує стиснення контенту швидко і просто

Підведемо підсумки

Сьогодні ми говорили про те, як заархівувати файл. Сподіваюся, ми переконали вас в тому, що для роботи з файлами краще використовувати програми-архіватори, завдяки яким можна заощадити не тільки час, а й місце на вашому диску. Крім того, дізналися різницю між 7ZIP і WinRar, а також різницю між розширеннями zip і rar. Так, в якості основного плюса формату «зіп» можна виділити його популярність, а у «Рар» це ступінь стиснення. А яку програму-архіватор і який формат використовуєте ви? Пишіть в коментарях.

як архівувати документи: 6 кроків (з ілюстраціями)

архівування-це один із способів зберігання інформації в електронному вигляді. Багато організацій щодня конвертують текст на папері в цифровий формат, щоб збільшити термін служби документів. Це, в поєднанні з величезним обсягом даних, що генеруються комп’ютером сьогодні, означає, що важливість архівування документів буде тільки зростати. Якщо ви знаєте, як архівувати документи, ви можете звільнити простір, щоб ваш комп’ютер обробляв поточні документи більш продуктивно.

• просто виділіть файли, які ви хочете перетворити у формат zip.
• клацніть правою кнопкою миші та виберіть “Надіслати”.
• ви відправляєте файли в “стиснуту Zip-папку”.
• перевірте, що всі файли дійсно знаходяться там, двічі клацнувши на zip-папку. Якщо це так, ви можете видалити вихідні файли.

запишіть документи на окремий носій.популярний варіант для цифрового архівування-зовнішні накопичувачі на магнітній стрічці, зовнішні жорсткі диски або флеш-накопичувачі.

• вставте записуваний CD або DVD в дисковод або DVD-рекордер вашого комп’ютера для файлової системи Live.
• коли з’явиться діалогове вікно, натисніть “Записати файли на диск з даними”.
• введіть ім’я диска, а потім натисніть “Далі”.
• дочекайтеся, поки з’явиться порожня папка диска. Це означає, що диск відформатований і готовий до копіювання файлів.
• відкрийте папку з документами, які ви хочете архівувати і перетягнути файли в порожню папку диска.
• для формату Mastered, вставте записуваний CD або DVD в дисковод або DVD-рекордер вашого комп’ютера.
• коли з’явиться діалогове вікно, натисніть “Записати файли на диск з даними”.
• введіть ім’я диска і натисніть “Показати параметри форматування”.
• виберіть “Mastered «і натисніть»Далі”.
• дочекайтеся, поки з’явиться порожня папка диска. Це означає, що диск відформатований і готовий до копіювання файлів.
• відкрийте папку з документами, які ви хочете архівувати і перетягніть файли в порожню папку диска.

• У доповненні до функціонування в якості місця для архівних файлів, безпечне віддалене зберігання захищає інформацію від нещасного випадку, таких як пожежа і збій жорсткого диска.
• з такою кількістю компаній, що пропонують цю послугу, Ви повинні зв’язатися з фірмою безпосередньо, для уточнення того, як вони працюють, і які гарантії включені в віддалене архівування документів.

• Один з найвідоміших методів збереження зовнішнього вигляду документа є створення PDF-файлу. Пропонований Adobe, відомий як програма Adobe Acrobat, дозволяє легко конвертувати документи в формат PDF з різних програм. Також існує кілька безкоштовних програм, які можуть створювати ці файли.
• майбутні версії програмного забезпечення Adobe будуть сумісні з документами попередніх версій.
• крім того, програму для читання PDF-документів можна безкоштовно завантажити з веб-сайту Adobe.

залишайтеся в курсі останніх технологій в сфері архівування документів.Так як те, що актуально сьогодні, може бути застарілим завтра. Тому можливі проблеми, при перенесенні архівних файлів на нову систему.

• Каталог архівує файли так, щоб ви або інші люди змогли швидко знайти необхідні документи. Найпростіший спосіб-це включити в ім’я файлу або папки, назву і дату. Наприклад, якщо ви архівуєте ділові звіти, то можна назвати папку «бізнес файли 1-го кварталу 1997 року». У більших системах для класифікації архівів використовуються метадані.
• ще одна причина для архівації файлів-юридичні вимоги, які зобов’язують зберігати інформацію.

• існуюча небезпека-ризик пошкодження файлу. Переконайтеся, що ви використовуєте добре перевірену систему для резервного копіювання вашої інформації.
• мультимедійні дані часто зв’язуються з певними апаратними засобами або програмним забезпеченням, в результаті чого вони можуть бути недоступними за межами конкретних систем.
• Якщо система не має місце для архівування документів, то це може привести до ненавмисної втрати файлів, особливо якщо вони були помилково видалені.