Правила заповнення касових ордерів

Касові ордери мають типову форму, яка наведена в додатках до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148):

• прибутковий касовий ордер (далі – ПКО) – типова форма № КО-1 (додаток 2 до Положення № 148);
• видатковий касовий ордер (далі – ВКО) – типова форма № КО-2 (додаток 3 до Положення № 148).

Заповнює касові ордери бухгалтер (або відповідальна особа, на яку керівник поклав цей обов’язок).

Щоб не допускати помилок, перевірте ще раз правильність заповнення реквізитів касових ордерів.

«Проблемні» загальні реквізити

Номер касового ордера – це номер реєстрації касового ордера в журналах типової форми № КО-3 або № КО-3а (додаток 4 до Положення № 148). Нумерація повинна бути наскрізною і вестися в хронологічному порядку. Але може починатися з «1» щомісяця (лист НБУ від 14.06.18 р. № 50-0007/32822 (далі – Лист № 32822); лист ДФС від 15.06.18 р. № 20639/6/99-99-14-05-01-15 (далі – Лист № 20639).

Будьте уважні! Нумерація ПКО та ВКО ведеться окремо.

Дата складання документа – це дата приймання або видачі готівки в касу за касовими ордерами (п. 32 Положення № 148).

«№ з / п» – у цьому реквізиті вказується «1» (Листи № 20639, № 32822; Індивідуальна податкова консультація ДФС від 16.07.18 р. № 3117/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Ми завжди рекомендували цей варіант. Зазначимо, що відповідальність за неправильне заповнення цього реквізиту законодавчо не передбачена (Індивідуальна податкова консультація ДФС від 16.07.18 р. № 3117/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Підписи на касових ордерах. Положенням № 148 передбачено, що підписують:

• ПКО – головний бухгалтер і касир (п. 25 Положення № 148);
• ВКО – директор, головний бухгалтер і касир (п. 26 Положення № 148).

Касові ордери замість головного бухгалтера може підписати особа, уповноважена керівником підприємства. Такий обов’язок може бути покладений і на самого керівника підприємства (див. ЗІР, категорія 109.15; Індивідуальна податкова консультація ДФС від 13.07.18 р. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далі – ІПК № 3102). Якщо касові ордери підписують уповноважені особи, то вказується прізвище та ініціали тієї особи, яка фактично підписала ордер (Індивідуальна податкова консультація ДФС від 15.05.18 р. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Якщо касир тимчасово відсутній (наприклад, захворів або пішов у відпустку) або його посада не передбачена штатним розписом, тоді його функції можуть бути покладені на головного бухгалтера або іншого працівника підприємства (п. 45 Положення № 148). Обов’язки касира має право виконувати і сам керівник. Ніяких заборон щодо цього в Положенні № 148 немає (ЗІР, категорія 109.15; ІПК № 3102). У такому випадку керівник ставить свій підпис на касових документах двічі — за себе як керівника та за касира.

Директор також може делегувати свої повноваження щодо підписання ВКО іншому працівнику підприємства (ІПК № 3102).

Важливий нюанс! Якщо на документах, доданих до ВКО, стоїть дозвільний напис керівника підприємства, у ВКО його підпис може бути відсутнім (абзац другий п. 26 Положення № 148).

Правила заповнення касових ордерів

Таблиця 1.
Заповнення прибуткових касових ордерів
у різних ситуаціях

№
з / п

Операція

Реквізит*

Порядок заповнення

1

2

3

4

Отримання грошей із банку за чеком

Реквізит не заповнюється (п. 32 Положення № 148)

Вписують підставу для оприбуткування коштів (джерело походження). Наприклад, при отриманні грошей:
– на зарплату – указують «Отримано з ПАТ «Інвестбанк» за чеком № 7 на виплату заробітної плати»;
– на госппотреби – «Отримано з ПАТ «Інвестбанк» за чеком № 8 на господарські потреби»

Тут нічого не вказують (у даному випадку додатків немає: чек подається до банку, а корінець чека залишається в чековій книжці).

Отримання виручки зі скриньки РРО

Цей реквізит заповнюється в загальному порядку. Указують П. І. Б. особи, яка здає гроші в касу (наприклад, касира операційної каси). Своєрідна «пільга», передбачена п. 32 Положення № 148, у даній ситуації не працює. Не заповнюють цей реквізит тільки при отриманні готівки з банку за чеком та оприбуткуванні її в касі підприємства

Можна вказати – «Отримання готівкової виручки із РРО згідно із Z-звітом від 24.07.18 р. № 333». Формулювання може бути й інше, головне показати джерело походження готівки

Тут нічого не вказують (у даному випадку додатків немає: Z-звіт підклеюється до розд. I КОРО (додаток 1 до Порядку реєстрації розрахункових книг, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547)

Отримання оплати від покупців при реалізації власної продукції

Щоб уникнути проблем при перевірках, упишіть сюди дані покупця, які зазначені у видатковій накладній. Форма ордера передбачає зазначення П. І. Б. особи, яка вносить у касу готівку. При цьому платнику грошей видається квитанція до ПКО

Указують, за яку продукцію отримано гроші, і реквізити рахунка та/або видаткової накладної

Наводяться реквізити видаткової накладної або рахунка (якщо такі додаються до ПКО. При цьому треба вказати реквізити документа, його назву та номер – див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 25.05.18 р. № 24376/10/26-15-14-09-12; Лист № 32326)

Будьте уважні! Необхідно оформляти ПКО на кожну операцію з реалізації продукції власного виробництва, а не один ПКО за підсумками дня. Це важливо зробити для виконання п. 1 ст. 9 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Зазначений пункт дозволяє не застосовувати РРО за такими операціями.

Отримання вкладу до статутного капіталу

Указують П. І. Б. засновника, який вносить вклад до статутного капіталу

Указують: «Унесення вкладу до статутного капіталу»

Тут нічого не вказують (додатків немає)

* Інші реквізити прибуткового касового ордера при всіх вищевказаних операціях заповнюються в загальному порядку (кодування рахунків, номер ордера, підписи та ін.).

Таблиця 2.
Заповнення видаткових касових ордерів
у різних ситуаціях

№
з / п

Ситуація

Реквізит

Порядок заповнення

1

2

3

4

Виплата зарплати за відомістю

Указується П. І. Б. касира або особи, яка здійснювала виплату (лист НБУ від 07.03.18 р. № 50-0007/13560). Якщо цей реквізит заповнити не так, як роз’ясняють зараз, то адміністративної відповідальності за таке порушення законодавством не передбачено (ЗІР, категорія 109.15)

Наприклад: «Виплата зарплати за відомістю від 26.07.18 р. № 3»

Указують реквізити відомості, за якою виплачувалася зарплата

Реквізити «Отримав», «Дата», «Сума», «Підпис отримувача», «По» (дані документа, які посвідчують особу отримувача) не заповнюються (п. 32 Положення № 148)

Видача поворотної фіндопомоги фізособам

Указується П. І. Б. отримувача поворотної фіндопомоги. При отриманні грошей він повинен пред’явити касиру паспорт або інший документ, що посвідчує його особу (п. 27 Положення № 148)

Наприклад: «Видача поворотної фіндопомоги за договором від 26.07.18 р. № 23»

Тут нічого не вказують (у даному випадку додатка немає)

Реквізити «Отримав», «Дата», «Сума», «Підпис отримувача» – заповнюються власноручно отримувачем грошей, а реквізит «По» (дані документа, які посвідчують особу отримувача) – заповнюється касиром (п. 27 Положення № 148)

Виплати фізособам за довіреністю

Указується П. І. Б. особи, яка повинна була отримати гроші. А потім через косу вказується П. І. Б. особи, яка фактично отримує гроші (п. 28 Положення № 148). Наприклад, якщо Петренко І. І. довірив отримати свою зарплату Жмуренко В. В., то в цьому реквізиті вказують: «Петренко І. І./Жмуренко В. В.».
При отриманні грошей довірена особа пред’являє касиру паспорт або інший документ, що посвідчує його особу (п. 27 Положення № 148)

Наприклад: «Виплата зарплати»

Указують реквізити документів, які додаються до ордера (довіреність на отримання грошей)

Реквізити «Отримувач», «Дата», «Сума», «Підпис отримувача» – заповнюються власноручно отримувачем грошей, а реквізит «По» (дані документа, які посвідчують особу отримувача) – заповнюється касиром (п. 27 Положення № 148)

Здача готівки в банк

Указується П. І. Б. касира або особи, яка здавала готівку до банку

«Здача готівкової виручки (готівки) у банк». При цьому не важливо, які гроші ви здаєте: торговельну виручку або внесок засновника. Готівкова виручка – це сума фактично отриманої готівки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), а також від операцій, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (пп. 4 п. 2 Положення № 148)

Тут нічого не вказують (в даному випадку додатку немає)

Реквізити «Отримав», «Дата», «Сума», «Підпис отримувача», «По» (дані документа, які посвідчують особу отримувача) – не заповнюються (п. 32 Положення № 148)

Джерело: “Баланс” № 62, який вийшов з друку 02.08.18 р.

Здаємо виручку до банку: як заповнити видатковий касовий ордер

Підприємство здає виручку в банк і оформляє видатковий касовий ордер (далі – ВКО). При цьому згідно з п. 3.10 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637), реквізит «Одержав» не заповнюється. Чи треба в такій ситуації заповнювати реквізит «Підпис одержувача» і наводити дані документа, який засвідчує особу одержувача?

Відповідно до п. 3.7 Положення № 637 приймання одержаної з банку готівки в касу та видача готівки з каси для здавання її до банку оформляються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої операції в касовій книзі.

Документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є відповідна квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку та печаткою (штампом) банку. А здавання виручки до банку через інкасаторів підтверджує копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та печаткою інкасатора-збирача.

Крім того, п. 3.10 Положення № 637 визначено, що прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також ВКО та видаткові відомості мають запов-нюватися бухгалтером чорнилом темного кольору (чорнильною або кульковою ручкою), за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів та іншими способами, які забезпечать належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів строку.

У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється. А якщо реквізит «Одержав» не заповнюється, то не може бути й підпису такого одержувача чи даних документа, що засвідчують його особу.

Отже, у разі здавання готівкової виручки до банку реквізит «Одержав» не заповнюється, тому немає ні підпису одержувача, ні даних документа, що його засвідчують. При цьому обов’язковою умовою є наявність квитанції банку про прийняту готівку.

Повна версія доступна тільки передплатникам

Отримайте відповідь на своє питання зараз і забезпечте себе від питань в майбутньому. Підпишіться на електронне видання для бухгалтерів і керівників Uteka

Що входить в передплату?