Як прошивати документи правильно?

Деякі види ділових документів вимагають обов ‘язкового прошивання. Питання може здатися нескладним, але молоді фахівці часто стикаються з подібним завданням і не знають, як правильно прошити документи, щоб вони відповідали загальним вимогам. Головна мета прошивки – захист та облік документації. Крім того, прошиті документи зручніше транспортувати, нічого не розгубивши по дорозі, під час переїзду наприклад. Втрачені документи складно, а в деяких випадках взагалі неможливо відновити. Тому поводитися з ними потрібно акуратно.

Про вимоги, що пред ‘являються до прошивки важливих паперів

Як прошивати документи? Єдиного стандарту по прошивці документації, що має офіційне затвердження, на сьогоднішній день не існує. Кожна інстанція може пред ‘явити свої вимоги. Однак у будь-якому випадку потрібно знати загальноприйняті принципи і правила, як правильно прошивати документи. Це дозволить уникнути багатьох неприємних моментів у документообігу. Нижче наведемо список основних моментів, які потрібно знати і завжди пам ‘ятати для того, щоб відповісти на питання про те, як прошивати документи.

Основні правила, які слід враховувати при прошивці важливої документації

Кожен аркуш повинен бути пронумерований (карти, схеми та інші документи, що мають кілька сторінок, але склеєні між собою, нумеруються як один аркуш). Номери прописуються з правого боку у верхньому кутку. Після нумерації на звороті всієї прошивки записується загальна кількість аркушів. З документів видаляються всі скріпки, скоби і булавки. Пронумеровані аркуші складаються за порядком. Після цього на лівому широкому полі робиться від 3-х до 5-ти проколів. Відстань між проколами найчастіше дорівнює трьом см. У рідкісних випадках замість цих проколів за допомогою канцелярського шилу або дироколом робиться два отвори. Не знаєте, як прошивати документи?

Варто зрозуміти, що найкраще це робити за допомогою голки і міцної нитки (найчастіше капронової) або банківським шпагатом. Існують також і спеціальні прошивочні нитки. Нитку потрібно пропускати через отвори двічі (для надійності). Після того як пакет документів прошитий, нитка, якою зшивалися папери, необхідно вивести на обіговий бік останнього аркуша і зв ‘язати вузлом, залишивши кінець у 6 см.

Трохи насамкінець

Ви отримали відповідь на питання “” як прошивати документи “”. Тепер документацію можна опечатати. Для цього на кінець нитки потрібно приклеїти наклейку з паперу (приблизний розмір 5х4 см). На наклейку вже ставиться печатка і підпис, а при бажанні можна опечатати сургучною печаткою.

Прошивка документації найчастіше доручається співробітникам тих відділів, до яких дані документи відносяться. Тепер ви знаєте, що треба зробити для прошивки документів і зможете провести дану процедуру. Успіхів вам у цій справі! Головне, пам ‘ятайте, що весь процес необхідно виконати з великою часткою акуратності. В іншому випадку вас попросять все переробити або зроблять догану за неправильний підхід до робочого процесу.

Як прошивати документи в 3 або 4 дірки

У процесі діяльності будь-якої організації з ‘являється велика кількість ділових паперів, які потребують систематизації та підшивки. А ось як правильно прошити документи, знають далеко не всі. Існують певні правила, яких необхідно слідувати, щоб папери були правильно оформлені.

Зміст матеріалу

• Чому необхідно прошивати папери?
• Інструменти для роботи
• Підготовка документів
• Складання опису
• Прошивка паперів в 3 дірки
• Другий спосіб прошивки
• Як прошити документи для податкової?
• Завірений напис
• Способи прошивки
• Замість післямови

Чому необхідно прошивати папери?

Цікавлячись тим, як правильно прошити документи, можна задуматися, а чи потрібно це взагалі робити? Звичайно, багатьом може здатися, що прошивка – це старий і несучасний спосіб обробки паперів. І тим не менш на сьогоднішній день це дієвий варіант приведення документів у належний вигляд. До самого процесу необхідно ставитися дуже відповідально і скрупульозно. Одна справа, якщо папери будуть використовуватися тільки вашою фірмою, і зовсім інше питання, якщо вони будуть подаватися в якусь інстанцію. Багато структур дуже прискіпливо ставляться до оформлення документів, тому неправильно підшиті папери можуть стати приводом для відмови в їх прийомі.

Крім того, погано оформлені справи просто можуть розсипатися, а це може призвести до втрати важливої інформації на паперовому носії. З цієї причини документи, які складаються з двох і більшої кількості аркушів, повинні бути обов ‘язково прошиті. Давайте розглянемо більш детально, як прошивати документи правильно?

Інструменти для роботи

Для того щоб правильно і красиво виконати роботу, нам знадобляться інструменти: голка, нитка, шило, чистий білий папір і канцелярський клей.

Методика обробки документів має давню історію і змінювалася протягом століть. Але і в даний час це питання актуальне навіть в умовах сучасних технологій. Для прошивки можна використовувати тонкий шпагат або капронову нитку. Існує кілька варіантів скріплення паперів. Можна прошити документи в 3 дірки або в 4. У нашій статті ми розглянемо обидва способи.

Підготовка документів

Перед тим як прошивати документи, їх необхідно підготувати належним чином. Аркуші необхідно звільнити від усіх скріплюючих матеріалів (скоб, скріпок), після чого необхідно подбати про те, щоб всі вони були правильно пронумеровані.

Справедливості заради варто відзначити, що нумерація є дуже важливим елементом будь-якого документа. Справа в тому, що при завіренні паперів необхідно вказувати кількість сторінок. Як правило, нумерація ставиться у верхньому правому кутку аркуша арабськими цифрами. Завжди потрібно пам ‘ятати основне правило оформлення, яке свідчить, що нумерувати необхідно не сторінки, а аркуші документів. А ось опис не входить в нумерацію.

Тепер, коли всі папери підготовлені, необхідно скласти їх стосом в потрібному порядку.

Складання опису

Говорячи про те, як прошивати документи, необхідно згадати про те, що будь-яка справа повинна мати опис, в якому міститься наступна інформація:

• Назва.
• Дата складання даного опису.
• Коротка анотація.
• Сам опис. Як правило, це таблиця із зазначенням порядкового номера, назви документа і дати, кількості паперів.
• В кінці ставиться підпис і Ф.І.О. тієї людини, яка оформляла документи.

Прошивка паперів в 3 дірки

Коли всі підготовчі етапи пройдені, можна переходити безпосередньо до самого процесу. Давайте покроково розберемо, як прошивати документи в три дірки.

Папери необхідно скласти у вигляді рівної стопки. З лівого боку на полях слід проколоти три отвори. Зробити це можна за допомогою шилу або ж за допомогою дірокола. Отвір найкраще робити, відступивши на 1,5 сантиметра від лівого краю. Він робиться для того, щоб документ можна було читати після прошивки. Щоб отвори вийшли рівними, зручно користуватися діроколом.

Всі три дірочки повинні знаходитися на одній лінії, відстань між ними не повинна перевищувати трьох сантиметрів. Середній отвір має розташовуватися на середині аркуша.

Наводимо покрокову інструкцію, як прошивати документи (фото наведено у статті):

• Голку пропускаємо через середній отвір, а кінець нитки залишаємо на зворотному боці.
• Далі продіваємо голку у верхню дірочку. Обидва кінчики нитки опинилися на одному боці.
• Продіваємо голку в нижній отвір, щоб вона вийшла на лицьовий бік.
• Знову опускаємо в середній отвір. Тепер, коли нитка пройшла всі дірочки, її необхідно зав ‘язати на тильній стороні документів на вузлик. При цьому потрібно залишити кінчики довжиною п ‘ять сантиметрів. На вузлик зверху необхідно наклеїти засвідчувальну записку.

Другий спосіб прошивки

Можна прошити документи в 4 дірки. Робиться це досить просто. Необхідно пробити чотири отвори по одній прямій.

А далі прошити стібками паперу, починаючи від першого отвору, залишивши при цьому шматок нитки на тильній стороні. Як і в першому випадку, вузол заклеюється. Рекомендується прошивати документи двічі, щоб забезпечити більшу міцність.

Як прошити документи для податкової?

Дуже часто організації пред ‘являють свої вимоги щодо оформлення документів. У цьому відношенні податкова не є винятком. Папери повинні бути оформлені таким чином, щоб не було причин відмовити в їх прийомі.

Папери скріплюються в три проколи. Відстань між отворами має становити три сантиметри. Зшивають документи капроновою ниткою або шпагатом. Справа опечатується: наклеюється папір 3 х 5 см, при цьому кінчики нитки повинні залишитися вільними, а на ньому ставиться засвідчувальний підпис і печатка. А ось бухгалтерську звітність слід зшивати в 5 отворів, а вузлик заклеювати папіросним папером.

Завірений напис

Після того як документи повністю підготовлені і прошиті, потрібно оформити засвідчувальний напис. Для цього потрібно взяти аркуш паперу, розміром 4 сантиметри на 6. На ньому пишеться фраза: “Прошнуровано і пронумеровано. (вказується кількість) аркушів “. Кількість аркушів вказується прописом і цифрами. Далі обов ‘язково вказується посада тієї людини, яка оформляла справу, ставиться її підпис і дата. Таку етикетку наклеюють поверх вузлика, а кінці нитки залишають вільними. Зверху ставиться друк, який повинен частково розташовуватися на записці, а частково насправді.

Засвідчувальний напис має бути оформлений належним чином, оскільки саме він говорить про те, що папери недоторканні. У тому випадку, якщо порушується цілісність справи, видно, що напис пошкоджено.

Способи прошивки

Прошити документи можна кількома способами:

• Ниткою та голкою можна скористатися в тому випадку, коли документ має невеликий обсяг.
• За допомогою дірокола і нитки. Такий спосіб підходить для більш об ‘ємних справ.
• За допомогою дрелі і шуруперта. Такий варіант підходить тільки для дуже великого обсягу документів.
• У друкарнях використовують автонумератор і переплітний верстат. Послугами професіоналів можна скористатися в тому випадку, якщо необхідно обробити велику кількість паперів у стислі терміни. Архіви і друкарні чудово справляються з подібними завданнями, оформляючи все швидко і правильно.

Замість післямови

У нашій статті ми розглянули основні принципи зшивання документів. Однак варто пам ‘ятати про те, що кожна інстанція має свої погляди на правила обробки паперів. Нюанси можуть виникнути відносно нумерації сторінок або засвідчувального запису. Тому рекомендується попередньо уточнити вимоги тієї організації, до якої ви плануєте подавати папери. Особливо варто звертати увагу на побажання податкової. Іноді її співробітники вимагають присутності опису документів у вигляді окремого аркуша. А готові папери рекомендують подавати в папці. Знання таких невеликих нюансів дозволить уникнути зволікань.