Основні відповіді на питання, як писати проектні заявки

5. Як написати Обгрунтування проекту або Постановку завдання у заявці?

6. Що таке Мета проекту (Project Goal, Overal Objective) у заявці та як її описати?

7. Як розвинути Цілі проекту (Project Objectives) у заявці?

8. Як описати стратегії і заходи (Strategies and Activities) у проектній заявці?

9. Що таке Діаграма Ганта (Gantt Chart) у проектній заявці?

10. Як описати результати проекту у проектній заявці? Що таке результати проекту (1. Досягаються одразу після реалізації проекту,2. Досягаються у середньостроковій перспективі) і наслідки (Outputs, Outcomes and Impact)?

11. Що таке показники Продуктивність і результати, а також – ризики і припущення (Performance & Results Indicators, Risks & Assumptions) у проекті?

– Продуктивність і показники (Performance & Indicators)

– Ризики і Припущення (Risks & Assumptions)

Написання заявки є одним з найбільш складних завдань для територіальних громад та неурядових організацій (НУО), так як усі вони перебувають у постійному пошуку коштів для підтримки своєї діяльності та розвитку. Вони перебувають у постійній боротьбі, пошуку допомоги і часто навіть провалюють можливість отримати грант через невміння розробити якісну заявку. Заявка є важливим документом для залучення грантів, вимогою для отримання яких є розробка і подача такої заявки.

Якщо ви зв’яжетеся з черговою донорською організацією з ідеєю попрацювати для вашої спільноти, або ви продовжуєте партнерство з попередніми гарантодавцями для подібного роду проекту, або подаєтесь до фонду, який пропонує можливість фінансування, заявка у всіх випадках є необхідною. Це тому, що заявка є планом або, більш конкретно, планувальним документом, який описує кожну складову вашої пропонованої ідеї або готового проекту.

Але розробка плану і опис його до рівня заявки може бути вельми складною роботою, особливо для організацій, які день у день стикаються з соціальними проблемами, аналізують потреби і здійснюють практичні заходи на рівні громад. Написання заявки е повністю теоретичною роботою, яку важко зрозуміти і застосувати свої знання для цього. Крім того, конкурси заявок та їх формат змінюються час від часу; також різні установи-донори мають різні формати заявки і різні способи їх прийому.

У такому контексті, як можна зрозуміти, чи правильно відбувається саме написання заявки? Саме у цьому даний «Ресурсний Гід» допоможе НУО та іншим зацікавленим сторонам отримати загальне уявлення про те, як написати заявку і як подати ефективні пропозиції. Даний Гід було представлено у форматі «Питання і Відповідь», щоб допомогти краще зрозуміти процес, пов’язаний з написання хороших заявок, і як можна представити свої проекти ефективно в різних форматах заявки.

2. Що таке Заявка?

Заявка – це письмовий документ, розроблений НУО або іншою організацією-грантоотримувачем з перспективою отримання гранту від донорів або особи, що надає таке право, – грантодавця. Це може бути невеликий документ обсягом кілька сторінок (часто називають -“концептуальна нота», або концепт-нота), або це може бути велика за обсягом книга з декількома сторінками тексту, що пояснюють саму суть проекту, та додатками (Аnnexes) та/або будь-якою іншою відповідною необхідною інформацією.

Важливим елементом Заявки є її формат. Усі Заявки мають свою форму, яка мусить бути заповненою та описаною чітко згідно вимог. Немає жодної єдиної форми заявки. Фактично, це залежить від фондів та грантодавачів.

Різні донорські організації розробили власні форми заявок, що залежить від інформації, яку вони прагнуть побачити у проекті. Але дійсно, існує загальна базисна структура заявки, яка містить свої схожі особливі компоненти.

Тут, у цьому посібнику, ми розглянемо детально основні компоненти структури заявки.

3. Як розпочати писати Заявку?

Перед написанням Заявки необхідно пройти ряд підготовчих моментів.

Так як ми збираємось спланувати, як розробити проект для громади ( і зокрема – для донорської організації), дуже важливо вірно зробити перші кроки у даному процесі планування.

Першим кроком є ідентифікація зацікавлених сторін або дійових осіб (учасників) проекту. Від моменту початку написання проектної заявки нам варто вияснити, хто ж буде залучений до даного проекту, адже має завжди бути хтось, хто займатиметься впровадженням проекту (НУО, тощо); завжди буде хтось, хто отримуватиме вигоду від реалізації проекту (напр., громада); завжди буде хтось, хто фінансує проект (напр., донорська організація)

У типовому проекті, спрямованому на розвиток громади, ми матимемо наступних зацікавлених сторін:

• Теритроіальна громада;
• НУО;
• Донорська організація;
• Урядова організація;
• Інші партнери.

Почніть з аналізу кожної з цих сторін. Чому? Тому що вони будуть грати ключову роль в проекті, і донорській установі важливо переконатися, що у вас достатньо знань про усі зацікавлені сторін.

Це теж саме, коли б Ви започатковували партнерську фірму, але, перш ніж створювати таку фірму, ви маєте переконатись, що ви виконали повну перевірку кожного партнера або, принаймні, ви переконались, що ви добре знаєте ваших партнерів. Точно так само і у проекті: перш ніж почати писати заявку, важливо детально вивчити Ваших партнерів та усіх зацікавлених сторін.

Після визначення усіх зацікавлених сторін, слід почати вивчення кожної з них. Наприклад, Ви можете дізнатися більше про організацію через SWOT-аналіз («Сильні сторони» – «Слабкі сторони» – «Можливості»- «Загрози»). Аналогічно, щоб дізнатися більше про вашу громаду, ви можете виконувати польові дослідження, дослідження з оцінки проблем і т.д. Щоб дізнатися про вашу донорську організацію (про її діяльність), ви можете звернутися до веб-сайту донора, скачати річний звіт або іншу необхідну інформацію.

Поглиблене знання про кожного із цих зацікавлених сторін допоможе Вам у написанні ефективних заявок

4. Як слід сформулювати Назву проектної заявки?

Назва проекту може багато що сказати: про що Ваш проект, з яким Ви звертаєтесь до донора.

Таким чином, Ви повинні докласти додаткових зусиль, щоб створити творчий заголовок, який не тільки буде коротким, але також і надасть виразності Вашому проекту.

В основному, назва проектної заявки має бути:

• Короткою та лаконічною;
• Має давати уявлення про загальну мету та бачення проекту;
• Має давати уявлення про картину того, що знаходиться всередині заявки.

Завжди краще використовувати «дію» у назві, як наприклад, «посилення інформованості з прав людини» звучить не тільки цікаво, але воно виражає деякі дії, які будуть відбуватися з допомогою заявки . Тоді як назва «Освіта в галузі прав людини» є дуже розпливчастою і не дає відчуття дії.

Оскільки назва проекту згадується на титульному аркуші заявки, це перше, що донор побачить і прочитає. Таким чином, назва повинна звучати привабливо, і формувати інтерес читача відкрити та прочитати Вашу заявку.

5. Як написати Обґрунтування проекту або Постановку завдання у заявці?

«Обгрунтування проекту», або «Постановка завдання» – це в основному, пояснення в глибокому сенсі, чому проект був запропонований НУО для грантодавця і чому реалізація проекту є важливою для НУО.

«Обгрунтування проекту» є однією з перших глав у будь-якій заявці. Це очевидно, тому що воно не тільки дає введення до проекту, але також забезпечує реальну передісторію проекту. Більш того, вона відповідає на такі основні питання:

1. Навіщо потрібен даний проект?

2. Які потреби спільноти, для якого проект повинен бути реалізований?

3. Чому цей проект необхідно реалізувати?

У більш технічному значенні, це аргумент, яким ви пояснююте складну ситуацію, що склалася в певній області і яким чином ситуація може бути вирішена шляхом реалізації запропонованого проекту. Для того, щоб представити цей аргумент, необхідно надати ряд фактів, щоб підтримати його. Як адвокат у залі суду, ви зобов’язані подати у вашому проекті обгрунтування та всі докази, щоб підтвердити, що проблема існує і щось має бути зроблено для її вирішення.

Наприклад, ви стикаєтесь із ситуацією, коли є багато дітей, які не ходять до школи. Ви хочете зробити щось для вирішення цієї проблеми, і починаєте планувати проект, розробляєте проектну заявку. В обгрунтуванні проекту ви представляєте докази, чому ви вважаєте, що діти не ходять до школи. Це може бути, наприклад, те, що немає жодної школи поблизу, або ж сім’ї не можуть дозволити собі віддати дітей до школи. Для цього ви повинні надати статистику або посилання на будь-які дослідження, які відбулися, показуючи факт, чому діти не ходять до школи.

Донорська організація буде переконаною тільки тоді, коли є факти. Якщо є докази або посилання на такій ситуації, донору буде цікаво профінансувати проект.

В кінці «Обґрунтування проекту» можна надати коротко інформацію про Вашу організацію. Ви маєте пояснити, чому ваша НУО має потенціал і чи достатньо у неї досвіду для реалізації цього проекту і вирішення цієї проблеми.

6. Що таке Мета Проекту у Заявці і як її описати?

Мета проекту (a project goal) в Заявці – це загальна ціль проекту (the overall objective). Але вона дуже відрізняється від конкретних цілей (from the specific objectives), які ви будете описувати далі у Заявці.

Мета – це дуже загальна і довгострокова ціль проекту. Цікаво те, що вона не може бути досягнутою в рамках лише одного даного проекту, але все-таки робота над проектом буде спрямована на вирішення загальної проблеми, яка існує. Слід також враховувати, що завжди будуть інші особи (суб»єкти) або організації, що також працюють над досягненням цієї мети.

Ми можемо зрозуміти це, розглянувши приклад.

Припустимо, ваша НУО пропонує проект для поліпшення стану здоров’я у межах територіальної громади або області.

Ваша загальна мета полягає у сприянні поліпшенню умов для здоров’я у суспільстві. Але вам також має бути відомо, що ваш проект не в змозі поліпшити всі існуючі у суспільстві умови для здоров’я, але ви будете рухатися в цьому напрямку, щоб досягти цього. Крім того, існують і інші установи в області, шо теж також працюють над тим, щоб сприяти поліпшенню умов для здоров’я у тій же громаді, наприклад, дердавні структури у галузі охорони здоров’я чи будь-які інші громадські організації. Вони також працюють задля тієї ж мети, що і ваш проект, і ця мета може бути реалізована тільки спільними зусиллями всіх цих установ.

7. Як розвинути Цілі проекту (Project Objectives) у заявці?

На відміну від мети проекту, цілі проекту є більш конкретними, досяжними і прямими. Тому, коли ви описуєте цілі проекту, ви повинні бути дуже обережні, так як вони можуть бути використані для вимірювання «прогресу проекту», тобто час від часу використовуватись для оцінювання результатів після закінчення періоду дії проекту. Крім того, цілі проекту повинні показати сильний зв»язок з іншими компонентами заявки, такими як діяльність (activities) і результати, щоб переконати донора, що ви рухається в правильному напрямку.

Багато донорів і експертів стверджують, що цілі проекту повинні бути описані з допомогою SMART-схеми (S-specific, M-measurable, A– achievable, R-relevant, T – time-bound)! Це означає, що вони повинні бути «конкретними, вимірними, досяжними, актуальними і обмежені у часі».

Вони повинні бути конкретними, оскільки цілі повинні бути безпосередньо пов’язані з проектом та іншими компонентами заявки. Вимірними, щоб стежити за ходом проекту. Досяжними, тому що всі зусилля проекту спрямовані на досягнення цілей для вирішення загальної ситуації або проблеми, описаної в контексті проекту. Вони повинні бути пов’язані із загальною концепцією або ідеєю проекту. І, звичайно, за термінами цілі обмежені у часі, так як це буде проект і цілі повинні бути досягнуті протягом встановленого часу.

8. Як описати стратегії і заходи (Strategies and Activities) у проектній заявці?

Після того, як ви завершили розробляти Мету проекту і проектні цілі, донорська організація мусить дізнатись, як ви будете їх досягати. Ось де ви повинні обдумати стратегії і заходи. Стратегії та діяльність – це засоби та підходи для досягнення поставленої мети і завдань. Дуже легко перерахувати підряд усі ваші стратегії і заходи, і тут багато НУО плутаються, бо не можуть розрізнити їх. Стратегії та діяльність – це різні терміни, і вони повинні бути згадані окремо в Заявці.

Стратегії – це широкі заголовки чи поняття, згідно яких конкретні заходи (діяльність), будуть перераховані. Стратегії не можуть бути реалізовані безпосередньо в певній області, так як вони є лише ідеями у ваших думках. А от заходи (діяльність) – це безпосередні прямі дії, і вони можуть бути виконані в певній області.

Наступна таблиця дає краще уявлення про те, як стратегії і діяльність диференційовані:

Дії (Activities)

Стратегії (Strategies)

Тренінги, майстер-класи, семінари, вуличні шоу, тощо

8 порад для ефективних теплих дзвінків клієнтам у 2022 році

Перша комунікація з клієнтом відбувається, коли він цікавиться компанією та добровільно надає свої контакти для зв’язку. Інтерес може бути пов’язаний із рекламою послуг та товарів в інтернеті чи інших ресурсах. Найчастіше – це різноманітні форми на сайті, куди необхідно вводити контактні дані. Цю інформацію далі використовує менеджер із продажу для обдзвону аудиторії.

Потенційний покупець може зателефонувати самостійно для уточнення інформації. У порівнянні з холодними дзвінками з’являється реальний шанс для продажу продукту, але не завжди вдається скористатися ним.

Відповідно важливо знати, як функціонують теплі дзвінки, які особливості, де можуть траплятися проблемні моменти і як їх обійти. Дослідивши досвід інших та проаналізувавши алгоритми роботи Keycall, підготували статтю, щоб детальніше розкрити тему теплих продажів по телефону.

Що таке теплий дзвінок?

Теплі дзвінки – це персоналізований зв’язок із клієнтом, який здатний підвищити лояльність до компанії та закласти фундамент для майбутньої співпраці. Маркетингові дослідження показують, що рано чи пізно такий продзвон дає позитивний результат.

При здійсненні теплого обдзвону передбачається, що заздалегідь відомо, що співрозмовник, швидше за все, зацікавлений у ваших послугах, але комунікації по співпраці не було. Самостійний вибір цільової аудиторії дозволяє підготуватися до розмови.

Основні цілі теплих дзвінків

Теплі дзвінки – ефективний інструмент маркетингу. З їхньою допомогою компанія може реалізувати такі завдання:

• Знайомство клієнта з компанією, її продуктами – це перший крок у веденні діалогу. Далі менеджер відповідає на питання, що цікавлять, і пропонує скористатися послугами фірми.
• До постійного покупця можна зателефонувати, щоб з’ясувати, чи сподобався йому попередній досвід співробітництва та з чим пов’язана тривала відсутність замовлень.
• Запропонуйте скористатися останньою можливістю придбання товару за старою ціною, оскільки прогнозується подорожчання.
• Проявом поваги буде повідомлення про діючі або майбутні акції та знижки.
• Нові продукти потребують додаткової реклами. Тому їх можна пропонувати старим та новим клієнтам як доповнення до замовлення.
• Тривала відсутність угод може призвести до спалювання бонусів або переваг. Не зайвим буде доповнити скрипти теплих дзвінком нагадуванням про такі привілеї та запропонувати скористатися ними прямо зараз. Не нав’язливо запитайте про плани подальшої співпраці.

Як зібрати базу контактів для теплих дзвінків клієнтам

Проаналізуйте базу даних клієнтів, яку вже зібрано. Вивчаючи їхні інтереси, зможете визначити, яким компаніям будуть цікаві ваші продукти. Прагніть сформувати готове зображення потенційного клієнта. Компанії, які мають однакові потреби з вашими споживачами, легко утримати.

Продаж по телефону за допомогою теплих дзвінків можливий за наявності бази контактних даних. Можна скористатися такими джерелами збору інформації:

• Відвідування чи проведення профільних заходів. За безпосередньої зустрічі можливість зацікавити співрозмовника зростає. Правильно збудований діалог закінчується обміном контактних даних.
• Створення бази із електронними адресами потенційних клієнтів. Підготовка розсилки листів зі стандартним текстом. Інтерес споживача до такого роду інформації може свідчити про можливість співробітництва.
• Рекомендації знайомих не варто відкидати як рекламний інструмент. Реферальні програми здатні підвищити інтерес до продукту та збільшити базу контактів для теплих дзвінків клієнтам.
• Соціальні мережі – один із способів пошуку цільової аудиторії. Розміщення постів із рекламою послуг завжди знайде вдячного глядача, який відреагує на заклик до дії.

Дослідіть компанію

Для теплих продажів телефоном потрібна дуже хороша підготовка. Поінформованість про турботи потенційного клієнта допоможе вам налагодити контакт із ним. Використовуйте соцмережі та сайт, щоб максимально зібрати інформацію про компанію.

При здійсненні теплого обдзвону необхідно знати тривалість роботи компанії, трудовий склад, адресу та ціннісні пропозиції. Знаючи ці елементарні речі, зможете правильно проаналізувати ситуацію та запропонувати вирішення проблемних питань за допомогою своїх послуг. Біль фірми, що складається з 10 осіб, може кардинально відрізнятися від болю компанії з 500 осіб.

Людяність – перш за все

Головна техніка телефонних дзвінків, секретна зброя представника – тон голосу та почуття гумору. Ваш тон може створювати ​​невимушене спілкування чи схвилювати людину, а здатність спонукати людей сміятися змусить довіряти вам – більше за будь-який прийом продажів.

Пам’ятайте, що клієнти надзвичайно зайняті, покажіть, що ви розумієте їх. Усміхайтеся, коли дзвоните (абоненти можуть почути це!), особливо якщо дзвоните рано вранці.

Ми в Keycall проводимо експерименти, порівнюючи різні голоси дикторів для нашого голосового бота, та їх вплив на конверсію. На цьому фото – діапазон голосу спікера на вебі. Однотонний та без емоцій.

Шляхом аналізу кампаній ми визначили, що чим більший діапазон голосу – тим краще він сприймається аудиторією, він більш людяний. У голосу з “живим”, не монотонним діапазоном, конверсія в середньому краще на 2-3%. Але, не лише діапазон важливий. Важливою є і тональність голосу – м’якість, жорсткість або стрімкість. Підбір голосу під певне завдання чи нішу бізнесу дозволяє порівняно покращити результати теплого обдзвону клієнтів. У будь-якому випадку чим жвавіше та зацікавленіше звучить ваш голос, тим більша ймовірність, що вас слухатимуть і чутимуть.

Правила теплих дзвінків клієнтам

• Привітання та предсталення покупцю. Важливим моментом у скриптах продажів за телефоном за допомогою теплих дзвінків можна назвати звернення до співрозмовника на ім’я та по батькові.
• Обов’язково потрібно запитати про те, чи зручно йому розмовляти зараз. Якщо ні, потрібно з’ясувати, коли це буде зручніше.
• Нагадайте про попередній досвід співпраці.
• Далі можна переходити до мети дзвінка.
• Якщо клієнт має якісь заперечення, прийміть їх до уваги та пропрацюйте.
• Обов’язково потрібно зафіксувати згоду на угоду чи відмову.
• За позитивного рішення щодо співробітництва обговоріть нюанси угоди.
• Попрощайтеся.

Підготуйте скрипти теплих дзвінків

Надаючи слушну, унікальну інформацію і ставлячи доречні питання, рівень довіри підвищується, розмова переходить на професійний рівень.

Ключовий момент – це надання якомога конкретизованішої інформації за темою, з якою знайомий абонент на іншому кінці “дроту”. Ось приклад теплого дзвінка, на який можна орієнтуватися для складання скрипту для продажу:
“Доброго дня! Мене звуть Марина із Keycall. Я бачила, що минулого тижня ви опублікували матеріал у блозі про лійку продажів вашої компанії з дійсно захоплюючою назвою. Я прочитала її двічі, і розділ про вашу стратегію був досить цікавим. Вирішила зателефонувати, щоб поговорити з вами та запитати, наскільки стратегія виявилася успішною.”

Думаєте, ваші абоненти мали такий дзвінок? Щире питання змінює гру. Така довірча розмова приваблива для співрозмовника, тому найімовірніше він зацікавиться цією розмовою. Ви можете розпитати, за яким принципом вибиралася стратегія розвитку фірми, результати її застосування. На завершення можна запропонувати свою допомогу та подальшу співпрацю.

Ефективний прийом при складанні скриптів теплих дзвінків – це тест методики на собі. Можете попросити знайомого чи колегу зателефонувати вам як до потенційного клієнта, використовуючи підготовлений шаблон. Це допоможе виправити помилки в створеному скрипті і доповнити його запереченнями.