ЄСВ-звітність: скільки років її зберігати

Для того, щоб відповісти на це запитання, треба з’ясувати, до якої групи документів належить ЄСВ-звітність.

Наші читачі напевно знають, що ще наприкінці 2013 року функції з адміністрування ЄСВ були передані від ПФУ податковим органам.

Ну а як свідчить п. 44.3 ПКУ, в загальному випадку, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності.

Адже саме таким строком обмежено право фіскалів на проведення перевірок, передбачених ПКУ (п. 102.1). Відповідно і строк зберігання документів для цілей податкового обліку встановлений у 1095 днів.

Проте ЄСВ-звітність не можна віднести до податкової. По-перше, така звітність не вказана в п. 46.1 ПКУ. По-друге, порядок нарахування і сплати ЄСВ регулює не ПКУ, а Закон про ЄСВ.

Тоді, можливо, тут застосовні строки зберігання, встановлені для бухгалтерських документів?

Нагадаємо, що ст. 8 Закону про бухоблік* зобов’язує власника або його уповноважений орган (посадову особу), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства і засновницьких документів, на якого покладена відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснення усіх господарських операцій у первинних документах, зберігати оброблені документи, регістри і звітність протягом установленого строку, але не менше трьох років.

* Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Терміни зберігання для документів з бухгалтерського обліку і звітності наведені в п. 4.2 гл. 4 розд. I Переліку № 578/5**.

** Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Для більшості з таких документів установлений строк у 3 роки; для документів, що містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, — 5 років; для розрахунково-платіжних відомостей — 75 років.

Проте і серед них немає ЄСВ-звітності. Як бути тоді?

У категорії 201.03 ЗІР податківці рекомендують заглянути в п. 7.1 гл. 7 розд. I Переліку № 578/5 (ср. ).

Пункт 678 цього Переліку встановлює строк зберігання відомостей про застраховану особу, яка підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, — 75 років.

Це не дивно. Адже вказані документи можуть знадобитися при визначенні розміру пенсії або перегляді вже призначених сум. Крім того, на відміну від податків, за ЄСВ-боргами відсутній строк позовної давності (п. 16 ст. 25 Закону про ЄСВ).

Тому не кваптеся зі знищенням звітів з ЄСВ.

Скільки років зберігати звіт з ЄСВ

Відповідно до ст. 13 розділу І Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» cтрок зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Разом з тим статтею 8 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачено, що на власника або уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів, покладено відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Відповідно до ст. 678 п. 7.1 глави 7 розділу І Переліку № 578/5 строк зберігання відомостей про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (з 2011 року – Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (персоніфікований облік)) становить 75 років.