Проте навіть якщо строк зберігання документів уже минув, просто так знищувати їх не можна! За наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року (п. 2.10 Переліку).

Строки зберігання документів визначені і Переліку КМУ №41. Мінімальний термін зберігання документів в архіві в більшості випадків становить 3 або 5 років.

Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки. Проте деякі документи потрібно зберігати протягом 5 та навіть 75 років (зокрема, відомості для нарахування зарплати).

Наприклад, господарські договори мають зберігатись 3 роки після закінчення строку дії договори/угоди, а також за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, у разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у …

1825 днів — для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, що складають особи, визначені п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПК, а також юрособами-спрощенцями.

Що робити, якщо минув термін зберігання листа на пошті? Коли спливає місяць з моменту появи посилки або бандеролі на поштовому відділенні, її відправляють назад за рахунок відправника.