Повна інструкція щодо роботи з Zoom

Zoom – це безкоштовна платформа з організації відеоконференцій, аналог Skype, але набагато зручніше та з великим функціоналом.

Zoom – це безкоштовна платформа з організації відеоконференцій, аналог Skype, але набагато зручніше та з великим функціоналом.

Реєстрація

Пройдемо реєстрацію на офіційному сайті Zoom (zoom.us). Для реєстрації потрібна робоча пошта (прийде посилання для активації) або можна авторизуватися через обліковий запис Facebook або Google.

Далі плануємо конференцію (можна на сайті або у додатку Zoom для Android).

Створення конференції

В особистому кабінеті йдемо в Конференції – Запланувати конференцію. Вказуємо назву, дату конференції (у безкоштовній версії Zoom є 40 хвилин), пароль для доступу до конференції, налаштування відео (камери) для організатора та учасників та інші параметри.

Але набагато зручніше використовувати фірмовий додаток Zoom.

Або створюємо постійне посилання на конференцію та надсилаємо її всім учасникам для доступу.

Часто в учасників конференції виникають проблеми зі звуком. Для цього вийдіть і знову зайдіть у програму Zoom, дозвольте доступ до мікрофона.

Таким чином, виглядає головний екран для керування конференцією. Тут можна надіслати URL-запрошення іншим учасникам, увімкнути/вимкнути демонстрацію екрана, у правій колонці доступне управління всіма учасниками (перейменувати, вимкнути звук/камеру).

Одночасно з екраном презентації можна демонструвати іншу програму або документ на одному екрані. Для відключення демонстрації екрана у верхній панелі вибираємо “Зупинити демонстрацію“.

Опція “Запис”. Одночасно можна виконувати запис відеоконференції в “хмару” або пристрій, з якого йде мовлення (ПК або смартфон).

Управління учасниками

Для керування учасниками під час конференції на нижній панелі є кнопка “Керувати учасниками”. Напроти кожного учасника є опції відключення мікрофона та камери, змінити зображення профілю або перейменувати.

Будь-якої миті будь-якого учасника можна зробити організатором або співорганізатором (не може розділяти на сесійні зали) нашої конференції. Або дозволити учаснику вести запис.

Усіх учасників конференції можна розділити на групи, або сесійні зали. Працює у ПЛАТНІЙ версії. За замовчуванням цю функцію в Zoom вимкнено. Для її включення перейдемо на сайт zoom.us – Особистий кабінет – Налаштування – Конференції – На конференції (розширені) – Сесійна зала (вкл.) Максимум підтримується 50 сесійних залів та 200 учасників.

Далі перезапускаємо програму Zoom, у нижній панелі керування з’явиться новий значок “Сесійні зали”. Наприклад створимо кілька залів. Учасників у зали можна розподіляти автоматично або вручну.

Будь-який учасник у будь-який час може вийти із сесійної зали та приєднатися до конференції в основній кімнаті. А організатор може заходити до будь-якої зали.

Після закриття кімнати для обговорення можна встановити зворотний відлік, коли програма поверне всіх учасників назад до загальної зали. Або можна закривати зал автоматично через певний час, наприклад, 30 хвилин.

Після відкриття зали всім учасникам надходить запрошення зайти до нього. Організатор може відстежувати, чи всі зайшли залами. Або може увійти до будь-якої зали та подивитися, як триває процес обговорення між учасниками. І доки він не натисне кнопку “Закрити всі зали”, учасники спілкуватимуться по групах.

Організатор може надіслати у сесійні зали повідомлення всім учасникам, наприклад, попередити, що до кінця конференції залишилося 5 хвилин.

Всі учасники всередині зали можуть обмінюватися повідомленнями у власному чаті. У той же час вони не можуть писати повідомлення в загальний чат основної кімнати.

Учасники можуть запросити допомогу та запросити до кімнати організатора. Організатору прийде сповіщення з посиланням. Це дуже зручно, оскільки учасники не можуть писати до спільного чату, якщо знаходяться в іншому сесійному залі.

будь-якого учасника можна перемістити з однієї кімнати до іншої. Для цього навпроти його імені тиснемо “Перемістити” і вибираємо сесійну залу.

Як вести запис?

Для запису на панелі керування Zoom натисніть кнопку “Запис”.

Якщо запис ведеться в “хмару”, записується лише загальний зал. Якщо запис ведеться на ваш комп’ютер, записується тільки той зал, де ви знаходитесь.

Паралельних записів у всіх сесійних залах немає!

Для запису конференції у всіх сесійних залах вам потрібні співорганізатори у кожному залі, які організовують запис на свій ПК або хмарне сховище. Призначити співорганізаторів або дозволити певним учасникам вести запис конференції потрібно ДО розподілу на сесійні зали. Після жодних прав ви призначити не зможете.

Дошка повідомлень у Zoom

Як можна фіксувати результати роботи Zoom без додаткових сервісів?

У додатку вибираємо Демонстрація екрана – Дошка повідомлень.

• На дошці можна писати текст (можуть усі учасники конференції).
• Існують інструменти для малювання: лінії, олівець, фігури різних кольорів.
• Мітки – голосування за певні елементи.
• Функція відстеження курсу.
• Гумка для стирання.
• Функція очищення всіх повідомлень та малюнків.
• Зберегти дошку.

Буває, що не всім учасникам є панель під час перегляду конференції, коли організатор демонструє свій екран. У такому випадку на верхній панелі учасник вибирає Налаштування перегляду – Коментувати.

Ще в налаштуваннях перегляду для організатора раджу включити опцію “Показувати імена авторів коментарів“.

Як проводити опитування в Zoom

Кнопку “Опитування” можна легко додати до елементів керування конференцією. Для включення опитувань на сайті zoom.us перейдіть до Особистий кабінет – Налаштування – Конференції – На конференції (базові) – Опитування (Вкл).

Додавати або редагувати опитування можна тут же у налаштуваннях конференції, вкладка Персональна кімната – опитування. У налаштуваннях можна активувати анонімні відповіді учасників.

Опитування створено. Тепер під час конференції в панелі керування тиснемо кнопку “Опитування” та вибираємо потрібний опитувальник.

Як зробити віртуальний фон у Zoom

У панелі керування Zoom вибираємо Зупинити відео – Вибрати віртуальне тло.

Програма запропонує кілька варіантів готових фонів. Можна встановити свій варіант робочого фону. Натисніть на плюс, щоб додати свою картинку або відео.

Залежно від продуктивності ПК картинка може гальмувати, або фон перекриватиме профіль доповідача.

Додатково можна встановити фільтри відео на сусідній вкладці. У панелі управління вибираємо Зупинити відео – Вибрати фільтр відео. Доступно понад 50 фільтрів.

PowerPoint як віртуальний фон в Zoom

У програмі Zoom перейдіть до демонстрації екрана, вкладка Розширені – PowerPoint як віртуальний… Тиснемо “Спільне використання” та вибираємо файл презентації у себе на ПК або у телефоні.

Профіль доповідача зменшиться та переміститься у нижній кут праворуч. А основне тло буде у вигляді презентації.

Таким чином, можна легко записувати відео з презентацією на вашому фоні або вести прямі ефіри.

Трансляція Zoom у Facebook та YouTube

Можна організувати прямі трансляції у Facebook, Workplace на Facebook та YouTube. Для активації такої функції у себе в додатку йдемо налаштування профілю на сайті zoom.us.

Ідемо в Налаштування – Конференція (розширені) – Дозволити трансляцію конференцій.

Тепер опція з’явилася у нижній панелі програми Zoom. Включити потрібну трансляцію.

Для організації прямої трансляції Zoom на YouTube потрібно мати власний канал та заздалегідь (мінімум за добу) анонсувати пряму трансляцію.

При організації ефіру на Facebook вибираємо, де хочемо поділитися відео: у хроніці, групі чи заході.

Відставання ефіру на соц. мереж зазвичай кілька секунд.

Після завершення конференції потокове мовлення на Facebook або YouTube припиниться автоматично.

Безпека у Zoom

Що потрібно зробити, щоб вам ніхто не завадив провести конференцію у Zoom?

Етап 1. Планування конференції.

Ще на етапі планування потрібно убезпечити свою конференцію від злому та доступу небажаних осіб.

• Використовуйте індивідуальний ідентифікатор конференції. Учасники завжди можуть зайти до вашої конференції навіть після її закінчення за посиланням. Але якщо проводите публічну конференцію, тоді персональний номер краще НЕ ВИКОРИСТОВУВАТИ, т.к. зломщики його знатимуть і зможуть потрапити на будь-яку іншу конференцію.
• Встановіть код доступу до конференції.
• Увімкніть зал очікування – це буфер, який рятує від небажаних гостей. Ви можете відслідковувати учасників та видаляти будь-кого.
• Вимкнути звук для учасників при вході – щоб запізнілі не заважали іншим при вході на конференцію.

Важливо встановити заборону, щоб учасники не могли демонструвати на екрані все, що їм заманеться. Для цього на сайті zoom.us йдемо в налаштування облікового запису, базові установки конференції, демонстрація екрану.

Етап 2. Запрошення учасників.

Не викладайте запрошення на конференцію у відкритий доступ і просіть не робити цього учасників.

Можна створити форму для реєстрації. І тим, хто зареєструвався, надішліть посилання на електронну пошту.

Етап 3. Управління учасниками.

Вже під час конференції можна встановити загальні налаштування для всіх учасників (див. правий стовпець внизу).

• Вимикати звук учасників під час входу.
• Не дозволяти учасникам увімкнути свій звук.
• Не дозволяти учасникам перейменовувати себе. Таким чином троль не зможе перейменувати себе і знову приєднатися до конференції, якщо раніше ви його видалили.
• Можна заблокувати конференцію, щоб ніхто не зміг увійти.

Якщо чаті пишуть лайки чи мат, видалити такі повідомлення, на жаль, не можна, але можна надіслати їх нагору, тобто. напишіть багато повідомлень чи будь-яких знаків. Тоді небажане повідомлення зникне з екрана.

Як зламати та обійти 40-хвилинний ліміт Zoom

За останній місяць розташована в США платформа для віддалених конференцій Zoom стала паличкою-виручалочкою для тисяч організацій. Урядові заходи щодо блокування залишаться в силі протягом значного часу, тому навіть неохочі користувачі повільно крутять голову, називаючи віртуальне місце зустрічі своїм офісним конференц-залом.

На щастя, платформа не використала увагу, яку вона отримала, і все ще пропонує більшість своїх функцій і простим користувачам . Отримання преміальної підписки, звичайно, відкриває багато нових можливостей, але не всі організації можуть отримати преміальну ліцензію; особливо з такою пандемією, яка посилює її хват.

Зростаюча база користувачів Zoom залишається заповненою великою кількістю користувачів з безкоштовними ліцензіями, і цей розділ призначений спеціально для тих, кому важко пристосуватися до нового середовища. Отже, без зайвих розмов, приступимо до цього.

Яке обмеження на 40 хвилин?

Як уже згадувалося, Zoom пропонує багато своїх знаменитих функцій безкоштовним користувачам, але існують суворі обмеження, коли справа доходить до Zoom Meetings — конференцій, які ви проводите на Zoom. Якщо у вас є безкоштовна ліцензія, вам доведеться проводити зустрічі не більше 40 хвилин. Коли таймер закінчиться, зустріч завершується автоматично, вигнавши всіх учасників із кімнати нарад.

З іншого боку, платні користувачі не пов’язані цим обмеженням. Їхні зустрічі можуть тривати до 24 годин з до 1000 учасників.

Однак слід зазначити, що Zoom не обмежує кількість зустрічей, які ви можете проводити.

Що робити після 40-хвилинної перерви?

Згідно з Zoom, у вас є два варіанти, коли ваші дорогоцінні 40 хвилин закінчуються.

1. Почати нову зустріч : оскільки немає обмежень щодо кількості зустрічей, які ви можете проводити, найпростішим рішенням є розпочати нову зустріч з тими ж учасниками. Не запрошуйте на зустріч 100 учасників, оскільки тоді ви перевищите граничне значення.
2. Оновлення до Pro : якщо у вас є невеликий бізнес і достатньо грошей, щоб отримати преміум-членство в Zoom, зараз саме час. Ліцензія Pro розроблена спеціально для власників малого бізнесу, що обслуговує до 100 учасників. Пакет починається від 14,99 доларів США на місяць за хоста.

• Кращі ігри для пиття для Zoom
• Завантажте круті фони Zoom для свого відео

Обхідний шлях: неофіційний спосіб

Однак, якщо ви хочете їхати дорогою, менш зайнятою, є неофіційний спосіб обійти 40-хвилинний відрізок. Чесно кажучи, це не найскладніше рішення, але воно працює так, як задумано.

Цей трюк не працює для миттєвих зустрічей. Отже, вам потрібно буде запланувати свої зустрічі, щоб це запрацювало.

Натисніть на настільний клієнт Zoom і увійдіть, використовуючи дані безкоштовного облікового запису. Потрапивши на інформаційну панель, натисніть Розклад. Коли з’являться параметри розкладу, перегляньте деталі та переконайтеся, що ви встановили для календаря інші, а не Google Calendar чи Outlook/iCal. Крім того, переконайтеся, що не використовуєте свій особистий ідентифікатор зустрічі та створюйте випадковий ідентифікатор зустрічі Zoom. Коли ви задоволені параметрами зустрічі, натисніть Розклад. На наступному екрані ви побачите всю інформацію про зустріч, яку ви щойно запланували. Скопіюйте ідентифікатор зустрічі та пароль — посилання Запросити — і надішліть його учасникам.

Коли ваш 40-хвилинний термін наближається, на екрані з’явиться таймер, який сповіщає про неминуче відключення. Тепер вам — організатору — потрібно буде залишити зустріч — а не « Завершити для всіх» — і знову попросити інших учасників приєднатися, використовуючи запрошення, яке ви надіслали раніше. Якщо все зроблено точно, трюк дасть вам ще 40 хвилин.

Повторіть процес, щоб отримати стільки безкоштовних пропусків, скільки вам потрібно.

Слід зазначити, що ця надзвичайно зручна підказка доступна лише для користувачів комп’ютерних клієнтів Windows і Mac. Користувачі Інтернету та мобільного Zoom, на жаль, залишилися поза увагою.

Спеціальна пропозиція для шкіл

Спалах COVID-19 змусив світ зайти в глухий кут. Враховуючи, що соціальне дистанціювання є єдиним ефективним механізмом подолання ситуації, усі організації намагаються виконувати свої щоденні роботи з домашніх офісів. Освітнім закладам було гірше, ніж іншим, оскільки більшість з цих організацій не мають фінансової рішучості дозволити собі преміальні ліцензії. Тому, щоб допомогти тим, хто цього потребує, Zoom пропустив 40-хвилинний ліміт для всіх шкіл, які постраждали від коронавірусу.

Якщо вашій школі важко охопити учнів у ці важкі часи, обов’язково підтвердьте свою школу. Натисніть на це посилання, щоб почати процес перевірки зараз. Однак перш ніж продовжити, переконайтеся, що у вашій школі зареєстрований домен, оскільки інші домени, такі як Gmail, Yahoo або Outlook, не підходять.

40 хвилин минуло, але все ще в зустрічі?

Ми вже говорили про сумнозвісний 40-хвилинний відрізок Zoom і обговорювали ефективний спосіб обійти проблему. Однак є також особливий випадок, коли ви залишитеся на нараді навіть після того, як перетнете жахливу 40-хвилинну квоту.

Це унікальне явище виникає лише тоді, коли у вас є базова безкоштовна ліцензія Zoom, але ви плануєте — і починаєте зустріч — із платної кімнати Zoom з того самого облікового запису. У цьому випадку таймер не вимикається, і ви можете залишатися на нараді, незалежно від кількості учасників наради.

Якщо ви використовуєте пробну версію Zoom Room, нарада все одно закінчиться через 40 хвилин після її початку.

Для тих, хто не знає, Google Meet — це преміальна платформа для відеоконференцій від Google, створена спеціально для працюючих професіоналів і великих організацій. У той час як Google Duo обслуговує в основному друзів і родину, Meet — раніше відомий як Hangouts Meet — представляє багато функцій, які є важливими в типовому робочому середовищі. Від безперебійного планування зустрічей до надійних параметрів спільного доступу до екрана — Google Meet багато в чому відтворює відчуття нормальності у вашому віртуальному сеансі, і ми всі дуже вдячні за це.

Донедавна Google Meet був ексклюзивним для платних користувачів G-Suite. Однак, визнавши кризу, в якій зараз світ, Google вирішив зробити Google Meet доступним навіть для безкоштовних користувачів . Все, що вам потрібно, це обліковий запис Gmail, і ви можете приймати до 99 людей під час одного дзвінка. До кінця вересня вам не доведеться турбуватися про тривалість ваших дзвінків. Після цього безкоштовним користувачам буде дозволено здійснювати 60-хвилинні дзвінки — на 20 хвилин більше, ніж у безкоштовного облікового запису Zoom.

Інші варіанти позбавлення від ліміту в 40 хвилин

З якоїсь причини, якщо ви не хочете виконувати описані вище кроки, єдиним іншим варіантом є підписка на будь-який із преміальних планів Zoom. Найдешевший тарифний план Zoom починається від 14,99 доларів США на місяць і дозволяє організувати зустріч із понад 100 учасниками та тривалістю до 24 годин.

У вас також є можливість використовувати інші альтернативи Zoom. Якщо ви не зацікавлені у використанні Zoom, є багато інших послуг, які дозволяють нам проводити безкоштовні відеоконференції. Нижче ви знайдете список деяких послуг, якими ви можете скористатися прямо зараз.

Деякі зі згаданих вище альтернатив Zoom є кращими, якщо мова йде про безкоштовну версію. Наприклад, безкоштовна версія Google Meet дозволяє проводити зустрічі до 60 хвилин, що на 20 хвилин більше, ніж у Zoom.